Management Ondersteuner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken ter ondersteuning van een directeur of bestuurder binnen het stadsdeel Centrum van Amsterdam. Je werkt nauw samen met een team van managementondersteuners en draagt bij aan een efficiënte werking van het bestuur en management in een dynamische omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s van de stadsdeeldirecteur en/of bestuurders.
• Afhandelen van mailboxen, inclusief het doorsturen en archiveren van berichten.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda’s en het delen van documenten via iBabs.
• Proactief signaleren van benodigde acties en het inplannen van overleggen.
• Organiseren van overleggen, zowel inhoudelijk als praktisch.
• Ontvangen van gasten en zorgen voor een gastvrije ontvangst.
• Ondersteunen van collega's bij afwezigheid door ziekte of verlof.

Vereisten

• Minimaal een mbo-4 opleiding, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot secretaresse.
• Ten minste 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie met verantwoordelijkheden voor complex agendabeheer en secretariële taken.
• Uitgebreide ervaring met ICT-tools zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (minimaal B2-niveau).
• Competenties: klantgerichtheid, samenwerking, planningsvaardigheden en stressbestendigheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met de mogelijkheid tot een onbepaalde tijdsovereenkomst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Een mobiele werktelefoon en laptop.

Over Werkgever

De organisatie biedt een informele en professionele werkomgeving met korte lijnen. Stadsdeel Centrum is een levendig gebied in Amsterdam, waar bezoekers, bewoners en ondernemers samenkomen. De afdeling Bestuur en Organisatie bestaat uit verschillende subafdelingen en heeft een divers personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van de Amsterdamse beroepsbevolking. De organisatie hecht waarde aan een goede werksfeer en de waardering van verschillen tussen medewerkers.