Managementassistent Staf

Provincie Drenthe

Samenvatting

Als managementassistent bij de Provincie Drenthe ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van drie stafmanagers binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt, zodat de stafmanagers zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je speelt een cruciale rol in het organiseren van vergaderingen, het beheren van agenda's en het archiveren van documenten. Daarnaast ben je actief betrokken bij het optimaliseren van processen en het implementeren van digitale tools.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van drie stafmanagers (Unit control, Kabinet en Bestuur- en directiestaf).
• Beheren van agenda's en mailboxen, inclusief het plannen van vergaderingen en afspraken.
• Registreren, verwerken en archiveren van documenten en correspondentie.
• Organiseren van vergaderingen, jubilea en evenementen, inclusief het regelen van locaties en faciliteiten.
• Samenwerken met directiesecretaresses en collega-assistenten van thema- en domeinmanagers.
• Proactief meedenken over procesoptimalisatie en digitale ondersteuning.

Vereisten

• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, waaronder agendabeheer.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands.
• Bekendheid met digitale systemen zoals Office365, iBabs, Docbase, Youforce en SharePoint.
• Nauwkeurigheid, flexibiliteit en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding, gecombineerd met teamgeest en goede communicatieve vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst van 36 uur per week voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast dienstverband.
• Salaris in schaal 7 tussen €2.749,50 en €3.851,87 op basis van 36 uur, afhankelijk van ervaring en achtergrond.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% bovenop het maandsalaris.
• Persoonlijk ontwikkelbudget (PBDI) van €6.000 per 5 jaar.
• Mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen of spaarverlof op te bouwen.
• Voordelige pensioenopbouw bij ABP, met een werkgeversbijdrage van 70%.
• Deelname aan het programma Drenthe Vitaal ter bevordering van duurzame inzetbaarheid.

Over Werkgever

De Provincie Drenthe zet zich in voor een mooi en leefbaar Drenthe en waardeert diversiteit binnen het team. Er wordt gestreefd naar een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich kan zijn en bijdraagt aan de organisatie. De provincie biedt een professionele en ondersteunende omgeving waarin medewerkers de kans krijgen om zich verder te ontwikkelen.