(Junior) Bestuurssecretaresse

gemeente Stichtse Vecht

Samenvatting

Als (Junior) Bestuurssecretaresse bied je ondersteuning aan het college van burgemeester en wethouders (B&W) en twee bestuurders. Je zorgt ervoor dat hun werkzaamheden soepel verlopen door het efficiënt beheren van agenda’s en mailboxen. Je taken omvatten agenda- en vergaderbeheer, communicatie, correspondentie en het organiseren van bijeenkomsten. Je werkt samen met ervaren collega's op het bestuurssecretariaat en ondersteunt ook de kabinetszaken.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s en zelfstandig behandelen van post en e-mail.
• Voorbereiden van vergaderingen en bewaken van de voortgang van acties.
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden en ondersteunen bij kabinetszaken, zoals (koninklijke) onderscheidingen en herdenkingen.
• Opstellen en beheren van de jaaragenda en piketrooster voor het college.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten en zorgen voor optimale bereikbaarheid.
• Organiseren van vergaderingen met stakeholders, inclusief het regelen van locaties en benodigde middelen.
• Representatieve taken, zoals het vergezellen van de burgemeester naar bijzondere gelegenheden.

Vereisten

• MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding (bijv. Schoevers).
• Relevante werkervaring op een (bestuurs)secretariaat is vereist.
• Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving of bij een overheidsorganisatie is een pré.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en representativiteit op elk niveau.
• Nauwkeurigheid en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Kennis van MS Office en digitaal agendabeheer.
• Vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan.
• Organisatiesensitief, klantgericht en probleemoplossend vermogen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tot € 4.464 bruto per maand bij 36 uur (schaal 8, cao Gemeenten), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Een (IKB) budget van 17,05% bovenop het salaris voor persoonlijke inzet.
• Functie van 32 uur per week met een jaarcontract, met mogelijkheid tot verlenging.
• Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km of volledige vergoeding van OV-kosten.
• Meer dan 5 weken vakantieverlof met de mogelijkheid om extra verlof te kopen.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, met 70% werkgeversbijdrage.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en deelname aan teamprojecten.

Over Werkgever

Gemeente Stichtse Vecht, met 66.000 inwoners, is de 6e gemeente in de provincie Utrecht en richt zich op maatschappelijke vraagstukken die het welzijn en de leefomgeving van inwoners beïnvloeden. De organisatie heeft een platte structuur met korte lijnen en biedt een informele werkomgeving. Kernwaarden zijn respect, openheid en lef, en er is aandacht voor zowel hard werken als gezelligheid en persoonlijke ontwikkeling.