Ervaren Secretaresse

gemeente Houten

Samenvatting

De Gemeente Houten zoekt een ervaren secretaresse voor 28 tot 32 uur per week. De rol vereist een energieke, dienstverlenende persoon die goed kan plannen en organiseren, vooral onder tijdsdruk. De secretaresse ondersteunt bestuurders door het beheren van agenda's, het voorbereiden van vergaderingen en het afhandelen van communicatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's van bestuurders.
• Voorbereiden van vergaderingen door digitaal klaarzetten van vergaderstukken.
• Bijwonen van overleggen en uitvoeren van daaruit voortvloeiende acties.
• Behandelen van post, telefoon en e-mail.
• Voorbereiden van bezoeken en ontvangen van gasten.
• Ondersteunen van directieleden bij hun taken of overleggen indien nodig.
• Proactief plannen en initiatieven nemen om de dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen.

Vereisten

• Een relevante secretariële opleiding op MBO/HAVO-niveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en Office 365; ervaring met Ibabs is een pré.
• Nauwkeurigheid, flexibiliteit, stressbestendigheid en een klantgerichte houding zijn essentieel.
• Proactieve instelling, doorzettingsvermogen en het vermogen om overzicht te houden.
• Integriteit en discretie zijn van groot belang.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract met een salaris tussen € 2.700,- en € 3.831,- (bij een werkweek van 36 uur, schaal 7).
• Kans op een vast contract na een jaar, afhankelijk van beoordeling.
• 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) voor extra vakantiedagen of uitbetaling.
• Flexibel, hybride werken in overleg met het team.
• Een centraal gelegen werkplek, 8 minuten van Utrecht Centraal.
• Laptop, telefoon en opleidingsmogelijkheden via de Houten Academie.
• Vitaliteitsprogramma, leasefiets en reiskostenvergoeding (NS Business Card mogelijk).
• Betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling (ABP).

Over Werkgever

De Gemeente Houten is een gemeentelijke organisatie die zich richt op het bieden van ondersteuning aan haar bestuurders en het bevorderen van een soepele samenwerking binnen het team. De secretaresse maakt deel uit van een team van drie bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses, die samen verantwoordelijk zijn voor de planning en bezetting van het bestuurssecretariaat. Het team valt onder Advies & Ondersteuning en werkt nauw samen met verschillende vakgroepen binnen de gemeente.