Directiesecretaresse En Planner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Directiesecretaresse en Planner bij Veilig Thuis Amsterdam-Amstelland speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de directeur en het organiseren van de dagelijkse werkzaamheden. Je verantwoordelijkheden omvatten agendabeheer, e-mailafhandeling, het voorbereiden van vergaderingen en het opstellen van dienstroosters voor ongeveer 120 medewerkers. Je bent een belangrijke schakel in het team dat zich richt op het verbeteren van de hulp aan mensen in kwetsbare situaties.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de complexe agenda van de directeur en het bijhouden van de mailbox.
• Voorbereiden van afspraken en vergaderingen, inclusief notuleren indien nodig.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Opstellen en bijhouden van dienstroosters, rekening houdend met bezetting en beschikbaarheid.
• Snel regelen van vervangingen bij ziekte of verlof en signaleren van knelpunten in de planning.
• Meedenken over oplossingen en bijdragen aan een soepel verloop van de organisatie.

Vereisten

• Een afgerond mbo-diploma op niveau 4.
• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent.
• Ervaring met het opstellen van dienstroosters via softwareprogramma’s.
• Competenties: klantgerichtheid, samenwerking, planningsvaardigheden en initiatief.
• Je bent proactief, denkt oplossingsgericht en hebt een flexibele instelling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris.
• Pensioenregeling bij ABP en reiskostenvergoeding.
• Thuiswerkvergoeding en maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en laptop.

Over Werkgever

Veilig Thuis Amsterdam-Amstelland is het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling in de regio. Met ongeveer 160 deskundige medewerkers werkt de organisatie aan het creëren van veiligheid voor gezinnen en betrokkenen. Het team Versterken en Ontwikkelen ondersteunt het primaire proces, waarbij samenwerking met diverse disciplines centraal staat. Veilig Thuis streeft naar een personeelsbestand dat de diversiteit van de Amsterdamse beroepsbevolking weerspiegelt en biedt een inclusieve werkomgeving waar iedereen welkom is. De organisatie is betrokken bij landelijke en regionale initiatieven ter verbetering van de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling.