Directiesecretaresse

Samenvatting

Als directiesecretaresse ondersteun je de twee directieleden van de gemeente Schiedam op secretariële gebieden. Je zorgt ervoor dat de directeuren goed gefaciliteerd worden en kunnen inspelen op de behoeften van het bestuur en de organisatie. Je werkt nauw samen met de directie, directiesecretaris en managementassistenten om optimale ondersteuning te bieden.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Plannen van afspraken, prioriteren van verzoeken en informeren van betrokken collega's.
• Vergaderingen voorbereiden: Reserveren van locaties, tijdig verstrekken van informatie en vergaderstukken.
• E-mailbeheer: Prioriteren en ordenen van e-mails en acties.
• Voortgang bewaken: Actief toezien op afgesproken actiepunten binnen het directieteam.
• Onboarding: Faciliteren van een goede onboarding voor nieuwe managers.
• Factuurafhandeling: Beheren van facturen en ondertekenen van brieven namens de directie.
• Procesverbetering: Meedenken over verbeteringen in werkprocessen en ontwikkelingen in het vakgebied bijhouden.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Vloeiend in Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling.
• Bekend met gangbare systemen zoals Outlook, Word en Teams.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerkingsgericht en representatief.

Arbeidsvoorwaarden

• Brutosalaris tussen € 3052,- en € 4297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% bovenop het salaris.
• Reiskostenvergoeding: Per kilometer tot 30 km enkele reis of volledige vergoeding bij openbaar vervoer.
• Thuiswerkvergoeding: Voor thuiswerkkosten.
• Pensioenopbouw bij het ABP-pensioenfonds.
• Regelingen voor vakantiedagen en verlof passend bij levensgebeurtenissen.
• Ontwikkelmogelijkheden: Toegang tot opleidingen en trainingen.
• Start met een tijdelijk contract van 12 maanden, met mogelijkheid tot verlenging bij positieve evaluatie.

Over Werkgever

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente die medewerkers de kans biedt om verantwoordelijkheid te dragen binnen hun functie. De organisatie stimuleert zowel vakinhoudelijke als persoonlijke groei en hecht waarde aan diversiteit en inclusie. Er wordt gewerkt aan een duurzame en inclusieve organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie centraal staan. De gemeente zet zich in voor gelijke kansen en het wegnemen van barrières, zodat alle medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de organisatie.