Directiesecretaresse

gemeente Zoetermeer

Samenvatting

De Gemeente Zoetermeer zoekt een ervaren directiesecretaresse ter ondersteuning van de directie. Deze rol vereist een dienstverlenende houding en een scherp oog voor detail. De directiesecretaresse is verantwoordelijk voor agendabeheer, het organiseren van bijeenkomsten en het verzorgen van notulen. Het team waarin je werkt is professioneel en hecht, met een focus op een goed georganiseerd bestuur en een soepel draaiende directie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en e-mails van de directieleden.
• Plannen en afstemmen van afspraken met betrokkenen.
• Voorbespreken van agenda's met de directeur.
• Organiseren van bijeenkomsten voor het managementteam.
• Voorbereiden van overleggen en notuleren.
• Behandelen van inkomende telefoontjes en verzoeken.
• Uitvoeren van administratieve taken zoals correspondentie en zaaksysteembeheer.
• Deelnemen aan gemeentebrede secretaressenoverleggen.
• Proactief signaleren en communiceren over relevante ontwikkelingen.
• Meedenken over het verbeteren van werkprocessen en bijhouden van vakontwikkelingen.

Vereisten

• MBO werk- en denkniveau (aantoonbaar).
• Ruime werkervaring als secretaresse, bij voorkeur binnen de (semi-)overheid.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goed gevoel voor bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen.
• Competenties zoals zorgvuldigheid, stressbestendigheid, initiatief en teamgerichtheid.
• Digitale vaardigheden met programma's zoals MS Teams, Word en Excel.

Arbeidsvoorwaarden

De functie is ingedeeld in schaal 7 met een salaris van €3.831. De minimale werkweek bedraagt 32 uur. Er zijn mogelijkheden voor interne kandidaten om voorrang te krijgen bij gelijke geschiktheid.

Over Werkgever

De Gemeente Zoetermeer is een organisatie die zich richt op een stabiel en goed georganiseerd bestuur. Het team Bestuursondersteuning bestaat uit diverse onderdelen, waaronder directie- en bestuurssecretariaat, bestuursadvies en public affairs. De organisatie biedt een omgeving waar medewerkers impact kunnen maken en waar samenwerking en collegialiteit centraal staan.