Bestuurssecretaresse Gemeentesecretaris

Samenvatting

De Gemeente Maastricht zoekt een bestuurssecretaresse voor de gemeentesecretaris. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de week van de gemeentesecretaris en fungeer je als schakel tussen de gemeentesecretaris en diverse interne en externe partijen. Je werkt binnen het team Bestuurssecretariaat en ondersteunt de gemeentesecretaris, de directiesecretaris en een communicatieadviseur. Je houdt je bezig met agendabeheer, het filteren van binnenkomende vragen, en het organiseren van logistieke zaken voor externe afspraken en evenementen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de gemeentesecretaris en het aanbrengen van prioriteiten.
• Fungeren als filter voor vragen en verzoeken aan de gemeentesecretaris.
• Beheren van mailverkeer en telefoongesprekken.
• Zorgen voor de beschikbaarheid van benodigde documenten voor de gemeentesecretaris.
• Bewaken van de voortgang van afspraken en signaleren van acties die nog uitgezet moeten worden.
• Organiseren van logistieke zaken voor externe afspraken en evenementen, zoals het Breed Management Overleg en deelname aan Prinsjesdag of het VNG-congres.

Vereisten

• Een afgeronde (MBO) opleiding op secretarieel gebied of een vergelijkbare opleiding op minimaal MBO-niveau.
• Ruime relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Proactieve en oplossingsgerichte houding.
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden.
• Kennis van iBabs is een pré.
• Digitale vaardigheden en ervaring met digitale postverwerking.
• Competenties zoals het inschatten van urgentie en risico’s, overzicht houden in complexe agenda’s, en goed kunnen plannen en organiseren.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris binnen schaal 8 (€ 3.246 - € 4.556).
• 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB) bovenop het salaris, inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
• Contract voor 36 uur per week.
• Vergoeding van reiskosten: € 0,23 per kilometer voor fiets of te voet, € 0,17 per kilometer voor auto of scooter (maximaal 45 kilometer enkele reis), en volledige vergoeding voor openbaar vervoer.
• Mogelijkheid om ADV op te bouwen en pensioenopbouw bij ABP.
• Ondersteuning voor persoonlijke en professionele ontwikkeling door middel van opleidingen en trainingen.

Over Werkgever

De Gemeente Maastricht is een grote gemeente met 125.000 inwoners en 1.900 medewerkers. De organisatie streeft naar samenwerking, leren van elkaar en het denken in mogelijkheden. Werken voor de gemeente betekent bijdragen aan een diverse en levendige stad, met een focus op onafhankelijkheid in advies en betrokkenheid in uitvoering. De gemeente waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waarin verschillen worden erkend en benut.