Bestuurssecretaresse Burgemeester

gemeente Amstelveen

Samenvatting

Als bestuurssecretaresse van de burgemeester en een wethouder ben je de cruciale schakel binnen het bestuur van de Gemeente Amstelveen. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van agenda's en mailboxen, het organiseren van bijeenkomsten en het afhandelen van correspondentie. Je werkt in een dynamische omgeving en zorgt ervoor dat de bestuurders zich kunnen concentreren op hun taken door jouw organisatorische talent en discretie.

Verantwoordelijkheden

• Fungeren als het visitekaartje van de burgemeester en wethouder, waarbij je professionaliteit en toegankelijkheid uitstraalt.
• Beheren en coördineren van agenda's en mailboxen, inclusief prioriteiten stellen en snel schakelen.
• Ondersteunen bij bestuurlijke, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Beoordelen van binnenkomende correspondentie en telefoongesprekken op urgentie en relevantie.
• Organiseren van overleggen en bijeenkomsten, inclusief logistiek zoals vervoer en ontvangst van gasten.
• Zorgen voor tijdige beschikbaarheid van vergaderstukken in iBabs.
• Aanspreekpunt zijn voor inwoners met betrekking tot huwelijks- en geboortejubilea en contact onderhouden met het Koninklijk Huis en de Provincie.
• Vervangen van andere bestuurssecretaresses bij afwezigheid om continuïteit te waarborgen.
• Nauw samenwerken met de woordvoerder en medewerker Kabinetszaken om optimale ondersteuning te bieden aan de bestuurders.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 7 jaar relevante werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Sterke digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft Office en relevante software, zoals iBabs.
• Proactieve houding, met het vermogen om vooruit te denken en overzicht te houden onder druk.
• Ervaring met plannen, organiseren en complex agendabeheer.
• Representatief, communicatief sterk en een dienstverlenende instelling.
• Beschikbaarheid op locatie op maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 3.524,- en € 5.033,- bruto per maand op basis van 36 uur per week, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Individueel keuzebudget van 17,05% dat kan worden uitbetaald of fiscaal voordelig kan worden ingezet voor bijvoorbeeld een sportabonnement of extra vakantiedagen.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarbij de werkgever 70% bijdraagt.
• Aanvankelijk een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en werk-privébalans.

Over Werkgever

De ambtelijke organisatie Amstelveen bedient de gemeentebesturen van Aalsmeer en Amstelveen, twee bestuurlijk zelfstandige gemeenten in de metropoolregio Amsterdam. Amstelveen is een groene, internationale gemeente met ruim 95.000 inwoners, terwijl Aalsmeer, met 33.000 inwoners, bekend staat om de sierteelt. De organisatie biedt ondersteuning aan het college van burgemeester en wethouders en de directie, en heeft te maken met diverse uitdagende opgaven in een complex krachtenveld. Diversiteit en talentontwikkeling zijn belangrijke kernwaarden binnen de organisatie.