Bestuurssecretaresse

gemeente Harlingen

Samenvatting

De gemeente Harlingen zoekt een bestuurssecretaresse voor een tijdelijke parttime functie van 32 uur per week. De rol vereist een organisatietalent dat verantwoordelijk is voor agendabeheer, communicatie, vergaderondersteuning en het beheren van complexe agenda’s en e-mailboxen. De bestuurssecretaresse ondersteunt teamleiders en bestuurders, bereidt vergaderingen voor, notuleert en volgt actiepunten op. Het is belangrijk om discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie en om proactief mee te denken over werkprocessen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s en e-mailboxen van teamleiders en ondersteuning bieden aan een wethouder.
• Verzorging van correspondentie en representatieve werkzaamheden.
• Beheren van vergaderstukken in een papierloos systeem (iBabs).
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het beheren van actiepunten en deadlines.
• Proactief meedenken over verbeteringen in werkprocessen en ondersteuning bieden bij projecten.
• Uitvoeren van kabinetszaken en vervanging van collega's bij afwezigheid.
• Zorgvuldig en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie en archivering van documenten.

Vereisten

• Opleiding op MBO+ niveau.
• Sterk organisatorisch vermogen en gevoel voor planning.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactieve en dienstverlenende instelling.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid.
• Affiniteit met bestuurlijke en politieke omgevingen is een pré.
• Vermogen om zelfstandig te werken en overzicht te houden in een dynamische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie in een informele werkomgeving.
• Inschaling in schaal 8 van de cao Gemeenten, met een salaris tot € 4.499,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek.
• Een jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband.
• 17,85% Individueel Keuze Budget (IKB) bovenop het bruto jaarsalaris.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, mobiele telefoon, laptop, gunstig pensioenfonds, collectiviteitskorting op verzekeringen en korting op fitnessabonnementen.
• Mogelijkheid tot thuiswerken, met de voorkeur om minimaal drie dagen op kantoor te zijn.

Over Werkgever

De gemeente Harlingen staat bekend om haar betrokkenheid bij inwoners en organisaties. Met een kritische blik op eigen werk en een focus op samenwerking en professionaliteit, streeft de gemeente naar ambitieuze doelen. Het team bestuurssecretariaat bestaat uit professionele en betrokken medewerkers die de organisatie ondersteunen en zorgen voor structuur en continuïteit. De werkomgeving kenmerkt zich door korte lijntjes en een respectvolle benadering.