Secretaresse Provinciale Waterstaat

Provincie Fryslân

Samenvatting

De Provincie Fryslân zoekt een proactieve en gestructureerde secretaresse voor het domein Provinciale Waterstaat, waar meer dan 200 medewerkers werken aan een veilige en hoogwaardige infrastructuur. De secretaresse ondersteunt bestuurlijke processen en bevordert de samenwerking tussen overheden, met als doel een goed functionerend openbaar bestuur en een betrouwbare leefomgeving voor inwoners.

Verantwoordelijkheden

De secretaresse heeft een breed scala aan verantwoordelijkheden, waaronder: - Beheren van de mailbox, inclusief inkomende en uitgaande post, e-mails en telefoontjes. - Coördineren van agenda's in overleg met teammanagers en medewerkers, met suggesties voor efficiënte planning. - Opstellen en bewaken van korte- en langetermijnplanningen en zorgen voor tijdige afwikkeling. - Verwerken van verzoeken voor interne en externe afspraken en coördineren van planningen. - Voorbereiden, bijwonen en notuleren van teamoverleggen, inclusief bewaking van actiepunten. - Organiseren van vergaderingen, jubilea, werkbezoeken en zakelijke evenementen, inclusief faciliteiten. - Omzetten van acties in concrete stappen en samenwerken met andere secretariaten. - Regelen van de afhandeling van facturen en ondersteunen bij het opstellen van opdrachten. - Zorgdragen voor een overzichtelijke en gestroomlijnde (online) archivering.

Vereisten

De ideale kandidaat beschikt over: - Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau. - Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie. - Kennis van automatiseringspakketten, zoals Word, Excel en PowerPoint. - Basiskennis van ICT en archiveringssystemen. - Communicatieve vaardigheden en digitale vaardigheden. - Flexibiliteit en een hands-on mentaliteit. - Kennis van de Friese taal (verstaan en lezen) is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden omvatten: - Een salaris tussen €2.642,80 en €3.702,39 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding. - Een jaarcontract voor 32-36 uur met de mogelijkheid tot verlenging. - Een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% van het salaris, inzetbaar voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, etc. - Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling met een opleidingsbudget van €6.000. - Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw, collectieve verzekeringen, en voorzieningen voor woon-werkverkeer. - Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot thuiswerken.

Over Werkgever

De Provincie Fryslân is een ambitieuze organisatie met ruim 1.000 medewerkers, gericht op het creëren van een mooie en sterke leefomgeving. De organisatie waardeert persoonlijke ontwikkeling, vitaliteit, teamwerk en waardering. Samenwerking is essentieel en de provincie hecht veel waarde aan haar eigen identiteit, waarbij tweetaligheid een basisprincipe is.