Secretaresse Provinciale Waterstaat

Provincie Fryslân

Samenvatting

De Provincie Fryslân zoekt een proactieve en gestructureerde secretaresse voor het domein Provinciale Waterstaat, waar meer dan 200 medewerkers zich inzetten voor een veilige en hoogwaardige infrastructuur. De secretaresse ondersteunt bestuurlijke processen en bevordert de samenwerking tussen overheden, met als doel een goed functionerend openbaar bestuur in Fryslân.

Verantwoordelijkheden

De secretaresse heeft een breed scala aan taken, waaronder: - Beheren van de mailbox voor het secretariaat en afhandelen van inkomende en uitgaande post, e-mails en telefoontjes. - Coördineren van agenda’s in overleg met teammanagers en medewerkers, inclusief het doen van suggesties voor efficiënte planning. - Opstellen en bewaken van korte- en langetermijnplanningen en zorgen voor tijdige afwikkeling. - Verwerken van verzoeken voor interne en externe afspraken en coördineren van planningen. - Voorbereiden, bijwonen en notuleren van teamoverleggen en bewaken van actiepunten. - Organiseren van vergaderingen, jubilea, werkbezoeken, themabijeenkomsten en zakelijke evenementen, inclusief faciliteiten. - Omzetten van afgesproken acties in concrete stappen en samenwerken met andere secretariaten. - Regelen van de afhandeling van facturen en ondersteunen bij het opstellen van opdrachten. - Zorgdragen voor een overzichtelijke en gestroomlijnde (online) archivering.

Vereisten

De ideale kandidaat beschikt over: - Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau. - Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie. - Kennis van automatiseringspakketten, waaronder Word, Excel en PowerPoint. - Communicatieve vaardigheden en digitale vaardigheden. - Basiskennis van ICT en archiveringssystemen. - Flexibiliteit en een hands-on mentaliteit. - Het verstaan en lezen van Fries is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden omvatten: - Een salaris tussen €2.642,80 en €3.702,39 bruto per maand bij een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring en opleiding. - Een jaarcontract voor 32-36 uur met optie tot verlenging. - 22,37% individueel keuzebudget (IKB) dat kan worden ingezet voor extra verlof, fietsplan, bedrijfsfitness, etc. - Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling met een opleidingsbudget van €6.000. - Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder pensioenopbouw, collectieve verzekeringen, en een laptop en telefoon. - Vergoeding voor woon-werkverkeer en flexibele werktijden, met de mogelijkheid tot thuiswerken.

Over Werkgever

De Provincie Fryslân is een ambitieuze organisatie met meer dan 1.000 medewerkers die zich inzetten voor een sterke en mooie Friese samenleving. Persoonlijke ontwikkeling, teamwerk, en waardering zijn belangrijke waarden binnen de organisatie. De provincie hecht waarde aan een moderne werkcultuur en tweetaligheid als basisprincipe.