Secretaresse

gemeente De Bilt

Samenvatting

Gemeente De Bilt is op zoek naar een ervaren secretaresse voor 32-36 uur per week ter ondersteuning van de bestuurders en management. De rol omvat complex agendabeheer, organisatie van bijeenkomsten en ondersteuning bij bestuurlijke besluitvorming. De secretaresse werkt in een zelforganiserend team en draagt bij aan de verdere ontwikkeling van het secretariaat.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's van bestuurders en managers, inclusief complex agendabeheer.
• Monitoren van afspraken en acties die voortkomen uit e-mails en agenda's.
• Organiseren van bijeenkomsten en faciliteren van het portefeuillehoudersoverleg.
• Ondersteunen van het proces voor bestuurlijke besluitvorming.
• Regelen van facilitaire zaken waar nodig.
• Samenwerken met het team BMO en andere vakinhoudelijke teams binnen de organisatie.
• Bijdragen aan de ontwikkeling van het secretariaat en het creëren van een eigen functieprofiel.

Vereisten

• MBO+ werk- en denkniveau met enkele jaren ervaring als assistent/secretaresse voor directie of management.
• Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een pre.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een flexibele, open houding.
• Vermogen om zelfstandig, nauwkeurig en proactief te werken.
• Politiek sensitief en in staat om onder druk het overzicht te behouden.
• Ervaring met plannen, organiseren en complex agendabeheer.
• Digitale vaardigheden, bij voorkeur bekend met systemen zoals Outlook, Teams en Zaaksystemen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een veelzijdige baan met vrijheid en verantwoordelijkheid.
• Salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Directe arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij indiensttreding.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor verlofuren, fiets of opleidingen.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Zakelijke telefoon en laptop.
• Actieve personeelsvereniging en 194,4 vakantie-uren bij een 36-urige werkweek.
• Diverse opleidingsmogelijkheden.

Over Werkgever

Gemeente De Bilt, met ruim 43.000 inwoners, streeft naar een leefbaarder, groener en duurzamer gebied. De organisatie werkt in zelforganiserende teams en heeft de afgelopen jaren stappen gezet naar een flexibele en slagkrachtige werkwijze. Diversiteit binnen de organisatie wordt gewaardeerd, en er wordt gestreefd naar een inclusieve werkomgeving.