Secretaresse

Wijkteams Arnhem

Samenvatting

Wijkteams Arnhem zoekt een proactieve secretaresse voor 28 tot 32 uur per week, die het managementteam ondersteunt in een dynamische omgeving. De rol vereist organisatorische vaardigheden, flexibiliteit en een gevoel voor humor. Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor agendabeheer, mailboxbeheer, facilitaire ondersteuning, correspondentie, gastvrije ontvangst, het onderhouden van contacten en het ondersteunen van MT-vergaderingen. Je werkt samen met een team van andere secretaresses en draagt bij aan procesverbeteringen.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Beheren van agenda’s en het maken van afspraken, inclusief tijdige voorbereiding.
• Mailboxbeheer: Beheren van de mailboxen van de directeur en managers, inclusief prioritering van urgentie.
• Facilitaire ondersteuning: Regelen van zalen, catering en kantoorbenodigdheden.
• Correspondentie en presentaties: Opstellen en controleren van brieven, e-mails en PowerPointpresentaties.
• Gastvrije ontvangst: Ontvangen van gasten en zorgen voor een gastvrije sfeer.
• Contacten onderhouden: Onderhouden van (telefonische) contacten met interne en externe partijen.
• MT-vergaderingen ondersteunen: Notuleren, voorbereiden van vergaderstukken en opvolging van actiepunten.
• Procesverbetering: Voorstellen doen voor efficiëntere processtromen.

Vereisten

• Minimaal MBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of directieondersteuning.
• Meerdere jaren relevante werkervaring.
• Vaardigheid in MS Office en Outlook, met sterke agendabeheerskills.
• Ervaring met bestuurlijke verhoudingen en gemeentelijke context is een pré.
• Ervaring met notuleren van vergaderingen is een pré.
• Competenties: servicegericht, communicatief sterk, stressbestendig, planmatig en creatief.

Arbeidsvoorwaarden

• Tijdelijk dienstverband met uitzicht op een vast contract.
• Salaris tussen €2.903 en €4.335 bruto per maand op basis van 36 uur per week.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuze Budget, thuiswerkvergoeding en een jaarlijkse eindejaarsuitkering.
• Een informele en collegiale werksfeer met een jaarlijks Wijkteams Arnhem Feest.

Over Werkgever

Wijkteams Arnhem is een organisatie die ondersteuning biedt aan alle inwoners van Arnhem, ongeacht hun situatie. De organisatie richt zich op het helpen van mensen die tijdelijk niet in hun eigen behoeften kunnen voorzien. De kernwaarden zijn verbindend, betrouwbaar, doortastend en bewust, wat de samenwerking en de effectiviteit van de dienstverlening bevordert.