Secretaresse

gemeente Zeist

Samenvatting

De Gemeente Zeist zoekt een secretaresse voor 28-32 uur per week. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van teammanagers en de directie door het tijdig voorbereiden van benodigde documenten, het regelen van ruimtes en het archiveren van stukken. Je neemt deel aan verschillende projecten, zoals de onboarding van nieuwe medewerkers, en fungeert als ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad (OR). Je moet in staat zijn om snel te schakelen, prioriteiten te stellen en te anticiperen op onverwachte situaties.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van teammanagers en directie door documenten en materialen tijdig te verzorgen.
• Ruimtes regelen voor vergaderingen en andere bijeenkomsten.
• Archiveren van documenten en zorgen voor het versturen van aangetekende brieven.
• Deelname aan deelprojecten, waaronder de organisatie van onboarding.
• Fungeren als ambtelijk secretaris van de OR.
• Multitasking en ad hoc werken in een dynamische omgeving.
• Samenwerken met andere secretaresses om de taken binnen het secretariaat te verdelen en elkaar te vervangen indien nodig.

Vereisten

• Minimaal mbo-niveau 4 werk- en denkniveau.
• Afgeronde opleiding tot secretaresse of managementassistent.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren in verschillende taken.
• Dienstverlenende en kwaliteitsgerichte instelling.
• Technische en digitale vaardigheden om efficiënt te kunnen werken met verschillende systemen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen de € 3.052,- en € 4.287,- bruto per maand bij een fulltime werkweek van 36 uur (schaal 8 Cao Gemeenten).
• Maandelijks 17.05% Individueel Keuze Budget (IKB) bovenop het brutosalaris voor extra salaris, vakantieverlof of opleidingsbijdragen.
• Een goed ABP-pensioen en een arbeidsovereenkomst voor een jaar, met uitzicht op een vast contract.
• Uitgebreid onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers.
• Flexibiliteit in werkuren en locatie, met aandacht voor een goede werk-privébalans.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling via de Zeist Academie.

Over Werkgever

De Gemeente Zeist is een moderne werkgever met ongeveer 600 medewerkers die zich inzetten voor de ruim 66.500 inwoners. De organisatie staat voor de kernwaarden vertrouwen, kracht en nabijheid, en biedt een open en informele werksfeer. Medewerkers worden aangemoedigd om hun eigen perspectief en waarde toe te voegen aan de organisatie. De gemeente hecht belang aan diversiteit en inclusie en verwelkomt kandidaten met verschillende achtergronden. De focus ligt op het ondersteunen van medewerkers in hun professionele en persoonlijke groei.