Medewerker Procesondersteuning Inkoop

Samenvatting

De organisatie is op zoek naar een Medewerker Procesondersteuning Inkoop in Schiedam. Deze rol vereist ervaring met procesmatige ondersteuning in de inkoop, contracten en aanbestedingen. De medewerker speelt een cruciale rol in het waarborgen van structuur, continuïteit en betrouwbare informatie binnen de inkoopketen. De functie is gericht op het verbeteren van processen, systemen en werkwijzen, en het ondersteunen van inkoopadviseurs bij aanbestedingstrajecten.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van aanbestedingstrajecten en bewaken van de administratieve en procesmatige afwikkeling.
• Opbouwen, controleren, beheren en archiveren van inkoop- en aanbestedingsdossiers.
• Beheren en actualiseren van gegevens in het aanbestedingsplatform, documentmanagementsysteem en contractregister.
• Opstellen van rapportages en registreren van contractlooptijden, verlengingen, dossiers en inkoopdata.
• Signaleren van administratieve en procesmatige afwijkingen en risico’s.
• Voorbereiden en ontsluiten van inkoopdossiers en -data.
• Beheren van formats, sjablonen, werkinstructies en versiebeheer.
• Analyseren van knelpunten en adviseren van de inkoopcoördinator over verbeteringen.

Vereisten

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met procesmatige ondersteuning, dossierbeheer, registraties, rapportages en procesbewaking.
• Affiniteit met inkoop, contractbeheer of aanbestedingen; ervaring binnen een inkoopteam is een pré.
• Bekendheid met digitale registratiesystemen zoals documentmanagementsystemen en contractregisters.
• Ervaring met het signaleren en analyseren van afwijkingen en het adviseren over verbeteringen.
• Ervaring binnen een publieke organisatie, bij voorkeur een gemeente, is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden, assertiviteit en rolvastheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen €3.546 en €4.556 bruto per maand op basis van 36 uur, conform schaal 8 van de cao Gemeenten.
• Een aanloopschaal op schaal 7 is mogelijk, afhankelijk van ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget van 17,05% bovenop het salaris.
• Reiskostentegemoetkoming, thuiswerkvergoeding, laptop en mobiele telefoon voor hybride werken.
• Opbouw van een ABP-pensioen en verlofregelingen die aansluiten bij verschillende levensfasen.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden passend bij de functie.

Over Werkgever

De medewerker komt te werken in het team Juridische Zaken en Inkoop, dat bestaat uit zeven vakgroepen die ondersteuning bieden bij het handelen volgens relevante wet- en regelgeving. Het team adviseert collega’s, managers en bestuurders en coördineert onder andere de afhandeling van schades, bezwaren en verzoeken in het kader van de Wet open overheid. Binnen de vakgroep Inkoop werken inkoopadviseurs, de inkoopcoördinator en procesondersteuners samen aan een professionele inkoopfunctie, waarbij kwaliteit en samenwerking centraal staan.