Managementassistent Bestuurssecretariaat

gemeente Zwolle

Samenvatting

De Gemeente Zwolle zoekt een Managementassistent voor het Bestuurssecretariaat. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het coördineren van agenda's, stukkenstromen en contacten, met een focus op bestuurlijke sensitiviteit en organisatorische precisie. Je ondersteunt de burgemeester en zes wethouders en zorgt voor een efficiënte en zorgvuldige bestuurspraktijk. De functie is parttime (24 uur per week) met een jaarcontract en de intentie tot een vast dienstverband.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de wethouder en prioriteren van e-mails en afspraken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, externe contacten en instanties.
• Beheren van meerdere mailboxen, filteren van berichten en afhandelen van telefoontjes en verzoeken.
• Opstellen van conceptantwoorden en zelfstandig afhandelen van verzoeken.
• Zorgdragen voor een zorgvuldige overdracht van vertrouwelijke informatie.
• Anticiperen op de agenda van de bestuurder en zorgen dat vergaderstukken in iBabs staan.
• Proactief meedenken en feedback geven op inhoudelijke vraagstukken.

Vereisten

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.
• Ervaring als managementassistent, bij voorkeur op een bestuurssecretariaat.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling.
• Proactieve houding met een hands-on mentaliteit en goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Vaardigheid in het werken met digitale systemen en het schakelen tussen verschillende applicaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Bruto maandsalaris van maximaal €4.464 (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• 17,05% individueel keuzebudget (IKB) voor het inrichten van arbeidsvoorwaarden naar eigen wens.
• Goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof.
• Budget voor het inrichten van een thuiswerkplek, inclusief laptop en telefoon van de organisatie.
• Hybride werkmodel met een goede balans tussen thuiswerken en kantoorwerk.

Over Werkgever

De Gemeente Zwolle is een organisatie die waarde hecht aan samenwerking met inwoners, ondernemers en partners, wat bijdraagt aan een hoge kwaliteit van leven in de stad. Diversiteit wordt gewaardeerd en zorgt voor een kleurrijke werkomgeving. Werknemers hebben de vrijheid om zich te ontwikkelen en hun interesses en vaardigheden te verkennen, met de mogelijkheid om bij te dragen aan de gemeenschap van Zwolle.