Managementassistent Bestuursondersteuning Stadsdeel Oost

gemeente Amsterdam

Samenvatting

De functie van Managementassistent Bestuursondersteuning binnen Stadsdeel Oost van de Gemeente Amsterdam omvat een breed scala aan secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken ter ondersteuning van een dagelijks bestuurder. De rol vereist samenwerking met een team van managementassistentes en het onderhouden van contacten met zowel interne als externe partijen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de complexe agenda en mailbox van de bestuurder.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en het verzamelen van benodigde documenten.
• Proactief uitzetten van taken en organiseren van overleggen.
• Ontvangen van gasten en zorgen voor een gastvrije omgeving.
• Deelnemen aan een vervangingsschema bij ziekte of verlof van collega's.

Vereisten

• Minimaal een mbo-4 opleiding, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot secretaresse.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol met verantwoordelijkheden voor complex agendabeheer en secretariële werkzaamheden.
• Uitgebreide ervaring met ICT-tools zoals Word, Excel, PowerPoint, Teams, iBabs en Outlook.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (minimaal B2-niveau).
• Ervaring met telefonische afhandeling.
• Competenties: klantgerichtheid, samenwerken, plannen, en stressbestendigheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen €3.113 en €4.383 op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de premie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een thuiswerkvergoeding.
• Hybride werkmogelijkheden met benodigde (thuis)werkmiddelen.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waar diversiteit wordt gekoesterd. Het team Bestuursondersteuning bestaat uit 21 medewerkers die zich richten op strategische advisering en ondersteuning van het dagelijks bestuur en de stadsdeelcommissie. De organisatie heeft een open en informele cultuur, gericht op samenwerking en het behalen van bestuurlijke ambities.