Managementassistent
gemeente Haarlem

Haarlem

36 uur

€3014-€4244

Over de vacature

Uren per week: 36
Maandsalaris: € 3014 - € 4244
Niveau: MBO
Functiecategorie: Administratief | Secretarieel
Dienstverband: Vast

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het organiseren van drukke agenda’s en het opstellen van overzichtelijke verslagen van vergaderingen. Je werkt samen met collega's en vervangt hen bij afwezigheid. Je beheert digitale agenda’s en mailboxen, houdt actielijsten bij en bewaakt de voortgang van acties en processen. Je verzorgt de verslaglegging van vergaderingen en ondersteunt de doorontwikkeling van de afdeling.

Daarnaast handel je zelfstandig facturen en inkooporders af, verzorg je de postregistratie en werk je nieuwe collega's in op administratieve systemen. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor nieuwe medewerkers en organiseert hun ontvangst. Ook ben je verantwoordelijk voor facilitaire zaken, zoals bezoekerspassen en het inplannen van vergaderruimten, en help je bij het organiseren van interne en externe bijeenkomsten.

Wat krijg jij van ons?

De organisatie biedt mogelijkheden voor persoonlijke groei, waaronder opleidingen en certificeringen via de ‘Academie Haarlem’. Je start met een jaarcontract voor 36 uur per week, met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren. Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding, met een maximum van € 4.244 bruto per maand. Daarnaast ontvang je 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB) over je bruto salaris, dat je kunt besteden aan bijvoorbeeld extra verlof of opleidingen.

Er is de mogelijkheid om hybride te werken, maar aanwezigheid op kantoor is gewenst, met name op vrijdag. Secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten onder andere vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Wie ben jij?

Je bent een enthousiaste en proactieve collega met een positieve instelling, die kansen ziet en denkt in mogelijkheden. Je hebt een natuurlijke antenne voor de behoeften op de afdeling en ontzorgt de afdelingsmanager en teammanagers. Belangrijke competenties zijn stressbestendigheid, humor en een flexibele instelling. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en kunt hoofd- van bijzaken scheiden, waardoor je effectief vergaderingen en overleggen kunt vertalen naar verslagen en actielijsten.

Opleiding en ervaring

Je hebt een mbo+ diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement. Bij voorkeur heb je 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie, met kennis van digitaal vergaderen en keten denken. Je bent bekend met sociale media en hebt ervaring met Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive). Daarnaast ben je bereid om je te bekwamen in digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.

Wie zijn wij?

Je komt te werken op de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de gemeente Haarlem, bestaande uit ongeveer 110 fte verdeeld over 4 teams. De afdeling is verantwoordelijk voor diverse beleidskaders en behandelt onderwerpen als horeca, evenementen, nieuwbouw, verbouw, monumenten en brandveiligheid. Je maakt deel uit van een gezellig secretariaat met ruimte voor samenwerking en sociale activiteiten, zoals werkgerelateerde events en personeelsvereniging-activiteiten.

Summary

Vacature details
logo gemeente Haarlem
Organisatie
gemeente Haarlem
Uren per week
36 uur
Type contract
Onbepaalde tijd
Salaris
€3014- €4244 (schaal 8)
Opleiding
MBO
Solliciteren niet meer mogelijk

We vonden deze vacature op:
https://haarlem.nl

Skills

communicatie organisatie digitale systemen teamwerk administratieve processen ondersteuning verslaglegging factuurafhandeling Office-applicaties Sociale Media

Beroep

Deze vacature is ingedeeld in de beroepsgroep: managementassistent. Vind meer informatie en vacatures binnen deze groep via:

managementassistent

Gerelateerde vacatures