Managementassistent

Samenvatting

De gemeente Haarlem zoekt een Managementassistent die ondersteuning biedt aan projectmanagers. De functie omvat het beheren van agenda's, het maken van afspraken, en het fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders. De rol vereist ook het afhandelen van contracten en inkooporders, archivering, en het opstellen van brieven. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de projectenmailboxen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en maken van complexe afspraken voor projectmanagers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Afhandelen van contracten, inclusief het aanmaken van inkooporders en facturering.
• Structureren en toegankelijk maken van archieven.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van voortgang van acties.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden.
• Beheren van de projectenmailboxen en ingekomen post.

Vereisten

• Mbo-4 diploma in administratieve processen, bij voorkeur in Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële rol binnen een complexe organisatie.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid met stressbestendigheid en goede communicatieve vaardigheden.
• Vaardigheid in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+ te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst van 32-36 uur per week, met een jaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet naar een vast contract.
• Salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding, met een Individueel Keuze Budget van 17,05% over het bruto salaris.
• Hybride werkmogelijkheden met faciliteiten voor thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem en Zandvoort biedt een werkomgeving die gericht is op resultaat en persoonlijke groei. De organisatie waardeert diversiteit en talenten van medewerkers, wat bijdraagt aan een goede werk-privébalans. De afdeling Project- en Contractmanagement is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de fysieke leefomgeving, waaronder woningbouw en civiele projecten. De organisatie streeft naar positieve impact en betrokkenheid in de gemeenschap.