Managementassistent

gemeente Haarlem

Samenvatting

Als managementassistent binnen de afdeling Veiligheid en Handhaving van de Gemeente Haarlem ben je een essentiële schakel in het soepel functioneren van de afdeling. Je ondersteunt de teammanagers en collega's bij diverse administratieve en organisatorische taken, met als doel een veilige en leefbare omgeving in Haarlem en Zandvoort te bevorderen.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de afdeling Veiligheid en Handhaving door het beheren van de digitale agenda van teammanagers, inclusief het maken van complexe afspraken en het toevoegen van relevante notities.
• Voorbereiden van diverse in- en externe overleggen en vastleggen van afspraken en bijzonderheden.
• Uitvoeren van inhoudelijke, secretariële en administratieve taken, inclusief het opstellen van e-mails en brieven.
• Beheren van de afdelingsmailbox en zelfstandig afhandelen van vragen.
• Ondersteunen bij klachtafhandeling en bewaken van deadlines.
• Verzorgen van facturering en aanmaken van inkooporders in het digitale systeem GFS.
• Verbeteren van de administratieve organisatie binnen het werkterrein en vervangingen van collega-ondersteuners bij afwezigheid.

Vereisten

• Afgeronde mbo4-opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Ervaring met Office-applicaties en bereidheid om je te bekwamen in digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.
• Energiek, proactief, flexibel en goed in plannen en organiseren.
• Vermogen om zelfstandig te werken en een natuurlijke antenne voor de ondersteuningsbehoefte binnen de afdeling.

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst voor 28-36 uur per week met een jaarcontract, dat bij goed functioneren kan worden omgezet in een vast contract.
• Salaris tussen € 3.113 en € 4.383 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei, zoals opleidingen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’.
• Hybride werkmogelijkheden, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat bijdraagt aan de samenleving met een focus op een goede werk-privébalans en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. De afdeling Veiligheid en Handhaving behandelt diverse veiligheidsvraagstukken en handhavingstaken, met een team dat zich richt op zowel beleidsvorming als uitvoering. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich thuis voelt. De organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken, met als ambitie een betere dienstverlening aan inwoners en partners.