Managementassistent

gemeente Helmond

Samenvatting

Als managementassistent binnen de afdeling Informatievoorziening & Automatisering (IVA) van de Gemeente Helmond ben je een cruciale schakel in de ondersteuning van de afdelingsmanager en vier teammanagers. Je biedt proactieve secretariële en administratieve ondersteuning, waarbij je toeziet op een vlot verloop van processen en advies geeft op basis van je vakkennis. Je rol vereist een scherp oog voor detail en de capaciteit om werkprocessen te optimaliseren.

Verantwoordelijkheden

• Secretariële ondersteuning: Organiseren en administreren van taken voor managers, inclusief maatwerkoplossingen.
• Agendabeheer: Opstellen en bewaken van agenda's, prioriteiten stellen op basis van inhoud en politieke verhoudingen.
• Mailboxbeheer: Proactief beheren van de mailboxen van managers, inclusief opvolging van acties en afhandelen van eerste lijns e-mails.
• Vergaderingen: Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief verslaglegging en opvolging van acties.
• Facilitaire en personele zaken: Organisatie van afdelingsbijeenkomsten en externe afspraken, inclusief felicitaties en condoleances.
• Facturatie: Beheren van financiële budgetten, opstellen van inkooporders en contact onderhouden met leveranciers.
• Verbetervoorstellen: Signaleren van knelpunten in richtlijnen en procedures en voorstellen voor verbeteringen doen.

Vereisten

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke organisatie met focus op secretariële werkzaamheden.
• Servicegerichte en dienstverlenende instelling.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Kennis van administratieve systemen en automatisering.
• Proactieve, flexibele houding met zelfbewustzijn, integriteit en assertiviteit.
• Vermogen om prioriteiten te stellen en hulp te vragen waar nodig.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2.754 en € 3.908 per maand op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van ervaring.
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken.
• Uitgebreid onboardingsprogramma en toegang tot cursussen en trainingen via de Helmond Academie.
• Diverse secundaire arbeidsvoorwaarden ter ondersteuning van een goede werk-privébalans.

Over Werkgever

De Gemeente Helmond is een dynamische organisatie die zich richt op de digitale transitie en maatschappelijke opgaven. De afdeling IVA bestaat uit ongeveer 130 medewerkers en werkt integraal samen aan innovatieve oplossingen. De organisatie hecht waarde aan diversiteit en persoonlijke ontwikkeling, en streeft naar een positieve werkcultuur met een sterke teamgeest. Werken bij de Gemeente Helmond biedt de kans om impact te maken in een collegiale en ondersteunende omgeving.