Bestuurssecretaresse Gemeentesecretaris

Samenvatting

De Gemeente Maastricht zoekt een Bestuurssecretaresse voor de Gemeentesecretaris. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de gemeentesecretaris en het team Bestuurszaken. Je zorgt ervoor dat de agenda van de gemeentesecretaris efficiënt verloopt, beheert communicatie en bewaakt de voortgang van afspraken. Je werkt met vertrouwelijke en politiekgevoelige informatie en organiseert logistieke zaken voor externe afspraken en evenementen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de gemeentesecretaris en prioriteiten aanbrengen in afspraken.
• Filteren van binnenkomende vragen en communicatie, inclusief e-mail en telefoontjes.
• Zorgen dat de gemeentesecretaris altijd de juiste documenten beschikbaar heeft.
• Afstemmen met de bestuurs- en directiesecretaris en betrokken (beleids)medewerkers.
• Organiseren van logistieke zaken voor externe afspraken en evenementen, zoals het Breed Management Overleg en deelname aan Prinsjesdag of het VNG-congres.

Vereisten

• Een afgeronde (MBO) opleiding op secretarieel gebied of een vergelijkbare opleiding op minimaal MBO-niveau.
• Ruime relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Proactieve en oplossingsgerichte houding.
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden.
• Kennis van iBabs is een pré, evenals ervaring met digitale postverwerking en goede digitale vaardigheden.
• Competenties zoals het inschatten van urgentie en risico's, overzicht houden in complexe agenda's, en het bewaken van voortgang van processen zijn essentieel.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris binnen schaal 8, variërend van € 3.206 tot € 4.499.
• 17,05% Individueel Keuze Budget (IKB), inclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering.
• Contract voor 36 uur per week.
• Vergoeding van reiskosten: € 0,23 per kilometer voor fiets of te voet, € 0,17 per kilometer voor auto of scooter (tot maximaal 45 kilometer enkele reis), en volledige vergoeding van openbaar vervoer.
• Mogelijkheid om ADV op te bouwen en pensioenopbouw bij ABP.
• Ondersteuning voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via opleidingen en trainingen.

Over Werkgever

De Gemeente Maastricht is een grote gemeente met ongeveer 125.000 inwoners en 1.900 medewerkers. De organisatie streeft naar samenwerking, leren van elkaar en het vinden van oplossingen die ten goede komen aan de inwoners en partners. De gemeente hecht waarde aan een inclusieve werkcultuur waarin verschillen worden erkend en benut. Werken voor Maastricht betekent bijdragen aan een stad die voortdurend in ontwikkeling is en waar elke rol, van administratief tot beleidsmatig, impact heeft.