Bestuurssecretaresse

Samenvatting

Als bestuurssecretaresse bij de Gemeente Zoetermeer speel je een cruciale rol in het ondersteunen van het college van Burgemeester en Wethouders. Je bent verantwoordelijk voor het creëren van overzicht en structuur in bestuurlijke processen, waardoor het college zich kan concentreren op de behoeften van de stad. Je werkt nauw samen met collega's binnen het team Bestuursondersteuning en fungeert als aanspreekpunt voor diverse stakeholders.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en e-mail van de bestuurders.
• Plannen en voorbereiden van afspraken en overleggen.
• Uitvoeren van secretariële taken ter ondersteuning van bestuurlijke processen.
• Behandelen van telefoontjes en verzoeken van interne en externe contacten.
• Verzorgen van correspondentie en administratieve taken, inclusief werken met het zaaksysteem.
• Signaleren van knelpunten en proactief communiceren met het bestuur en teamleden.
• Bijdragen aan een goed georganiseerd en toegankelijk bestuur.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in secretariële functies, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, proactief, accuraat en representatief.
• Beschikbaarheid op vrijdagen en bij voorkeur ook op woensdagen.
• Ervaring met Microsoft 365, waaronder Teams, SharePoint, Outlook, Word en Excel.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris in schaal 7, met een maximum van €4.015.
• Werkweek van 32 tot 36 uur.
• Een omgeving met korte lijnen en duidelijke verantwoordelijkheden.
• Mogelijkheden voor overleg, kennisdeling en continue verbetering binnen het team.

Over Werkgever

De Gemeente Zoetermeer streeft naar een stabiel en goed functionerend gemeentebestuur. Het team Bestuursondersteuning bestaat uit diverse onderdelen, waaronder bestuurssecretariaat en bestuursadvisering. De organisatie waardeert samenwerking, zorgvuldigheid en maatschappelijke betrokkenheid, en biedt een professionele omgeving waarin ieders bijdrage telt.