Secretaris

gemeente Utrecht

Samenvatting

Als Secretaris bij de Gemeente Utrecht ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de medezeggenschap binnen de organisatie, met een focus op de ondernemingsraad (OR). Je speelt een cruciale rol in het verbeteren van de medezeggenschap en werkt aan verschillende projecten die zowel de stad als de organisatie ten goede komen. Je fungeert als verbindende factor tussen verschillende stakeholders en zorgt voor een effectieve uitvoering van werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden

• Voorbereiden van vergaderingen en notuleren, inclusief het bewaken van afspraken en besluitvorming.
• Organiseren van communicatie en bijeenkomsten met de achterban, bewoners en andere organisaties.
• Adviseren over wet- en regelgeving en het vertalen van beleid naar consequenties voor de medezeggenschap.
• Faciliteren van verbinding tussen mensen binnen de gemeente en het efficiënt regelen van zaken.
• Initiatief nemen in het verbeteren van werkprocessen en zelfstandig opereren met de opdrachtgever.
• Inhoudelijk meedenken met de opdrachtgever en zorgen voor een goede samenwerking binnen projectteams.
• Monitoren van de eigen portefeuille en verantwoordelijk zijn voor de planning en uitvoering van opdrachten.

Vereisten

• Hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring en kennis in de ondersteuning van medezeggenschap.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vermogen om goed te presteren onder tijdsdruk en bij meerdere taken tegelijk.
• Nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid, met een focus op het bewaken van planningen en het herkennen van risico’s.
• In staat om verbanden te leggen en belangrijke informatie te herkennen.
• Leidinggevende capaciteiten om het team richting de doelen te sturen en hen te helpen ontwikkelen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een werkweek van 32 of 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3359,- en € 4811,- (schaal 9) op basis van 36 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, waarmee je arbeidsvoorwaarden kunt aanpassen aan persoonlijke wensen.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de intentie tot een contract voor onbepaalde tijd.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met een goede werkplek thuis, inclusief laptop en bureaumeubilair.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht streeft naar een diverse en inclusieve organisatie, waarin talent en diversiteit worden gezien als kracht voor betere resultaten. Het expertisecentrum PMB (Projectmanagement Bureau) biedt ruimte voor medewerkers om aan verschillende complexe opdrachten te werken, met een focus op vakmanschap en resultaatgerichtheid. De organisatie waardeert menselijke aandacht en creativiteit, en zet zich in voor de 370.000 inwoners van Utrecht.