Managementassistent Directeur Bedrijfsvoering

Samenvatting

Als Managementassistent van de directeur Bedrijfsvoering ben je een cruciale schakel binnen de organisatie. Je regisseert, plant en organiseert diverse activiteiten, en werkt nauw samen met een team van managementassistenten en de netwerksecretaris. Je ondersteunt de directeur in alle facetten van het werk en zorgt voor samenhang en continuïteit binnen het directiesecretariaat.

Verantwoordelijkheden

• Voorbereiden van overleggen in IBABS, inclusief notuleren en opvolgen van acties.
• Beheren van complexe agenda's en jaarplanningen.
• Beheren van de gezamenlijke inbox van het directiesecretariaat.
• Primair aanspreekpunt voor het netwerkteam Bedrijfsvoering.
• Organiseren van vergaderingen, heisessies, verdiepingssessies en teamuitjes.
• Vervangen van de managementassistent van de gemeentesecretaris en het Sociaal Domein op woensdag.
• Plannen van vergaderingen, beheren van agenda’s en reserveren van locaties.
• Ondersteunen van de directie bij bijeenkomsten en interne/externe communicatie.
• Helpen bij financiële administratie, zoals inkooporders, facturen en declaraties in Civitas.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding.
• Ruime ervaring in een directie- of bestuurssecretariaat, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Goede notuleervaardigheden en ervaring met Outlook, Word en IBABS; ervaring met Civitas is een pre.
• Inzicht in politieke en ambtelijke verhoudingen en affiniteit met bedrijfsvoering.
• Proactieve werkhouding, zelfstandigheid en gestructureerd werken onder hoge druk.
• Integriteit, flexibiliteit en een voorkeur voor dynamiek.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, met een vast werkdag op woensdag.
• Salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris.
• Hybride werkmogelijkheden met faciliteiten voor thuiswerken.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling via opleidingen en cursussen.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de gemeenschap. De afdeling Bestuur en Communicatie fungeert als schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. Medewerkers zijn betrokken bij de buitenwereld en zorgen voor een goede werk-privébalans. Het team van vier ondersteuners werkt hecht samen en zorgt voor een soepel draaiend directiesecretariaat. De organisatie waardeert diversiteit en biedt een omgeving waar iedereen zich thuis kan voelen.