Managementassistent

gemeente Den Haag

Samenvatting

De functie van Managementassistent bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) biedt een dynamische rol waarin je de managers van het cluster Proceseenheid Integraal Projectmanagement (PIP) ondersteunt. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten, beheert agenda's en mailboxen, plant afspraken en vergaderingen, en zorgt voor vergaderstukken. Daarnaast organiseer je trainingen, jubilea en andere evenementen, en ondersteun je bij diverse administratieve taken, waaronder notuleren en wagenparkbeheer.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van managers in het cluster PIP.
• Beheren van agenda's en mailboxen van managers.
• Plannen van afspraken en vergaderingen met prioritering van taken.
• Voorbereiden van vergaderstukken en rekening houden met wensen van betrokkenen.
• Organiseren van trainingen, jubilea en afscheid van medewerkers.
• Verzorgen van de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Ondersteunen bij wagenparkbeheer en organiseren van bijeenkomsten.
• Leveren van input voor en redigeren van managementdocumenten.
• Vervangen van teamleden binnen de Servicedesk indien nodig.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau met aanvullende opleidingen in administratief-ondersteunende en secretariële taken.
• 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Ervaring met notuleren en interesse in de onderwerpen van het IbDH.
• Ruime kennis van het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.
• Probleemoplossend vermogen, representatief voorkomen en flexibele instelling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tot € 3.831,- per maand (schaal 7).
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof per jaar.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op het salaris.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling.
• Thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag.
• Mogelijkheden voor compensatieverlof en diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Voorzieningen zoals laptop en telefoon om werk-privébalans te optimaliseren.

Over Werkgever

Het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) is een onderdeel van Dienst Stadsbeheer en houdt zich bezig met de openbare ruimte in Den Haag, waaronder straten, wegen, pleinen, parken, bruggen, tunnels en rioleringen. Het bureau bestaat uit vier clusters: Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden en Uitvoeren, en heeft het team Proceseenheid Integraal Bureau Ondersteunen (PIBO) dat verantwoordelijk is voor interne processen en bedrijfsvoering. IbDH streeft naar een veilige en inclusieve werkomgeving waar medewerkers zich kunnen inzetten voor het welzijn van de burgers van Den Haag.