Bestuurs- En Managementsecretaresse

gemeente Heeze-Leende

Bestuurs- en managementsecretaresse

Functieomschrijving

Als bestuurs- en managementsecretaresse bij de Gemeente Heeze-Leende ben je een cruciale schakel in de communicatie tussen de interne organisatie, het bestuur, het management, externe organisaties en inwoners. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder:

• Ontzorgen van het bestuur en managementteam: Je beheert de agenda’s van de burgemeester, drie wethouders en het managementteam.
• Organisatie van afspraken en vergaderingen: Je plant en bereidt bijeenkomsten en zorgt voor een goede opvolging van interne bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Onderhouden van contacten: Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten en handelt telefoongesprekken af.
• Notuleren van dorpsraden: Je notuleert acht keer per jaar en stelt acties en deadlines op en bewaakt deze.
• Behandelen van post: Je gaat zorgvuldig om met (vertrouwelijke) post en bent beschikbaar als achtervang voor Kabinetszaken.

Vereiste vaardigheden en kennis

Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikt over:

• Ervaring: Enkele jaren ervaring als ondersteuner, assistent of secretaresse op mbo+ niveau, bij voorkeur in een dynamische omgeving.
• Flexibiliteit: Bereidheid om je werktijden aan te passen bij onverwachte gebeurtenissen.
• Digitale vaardigheden: Ervaring met software zoals Outlook, Teams en Ibabs is gewenst.
• Communicatieve vaardigheden: Je moet in staat zijn om effectief te communiceren en relaties op te bouwen binnen het team en de organisatie.
• Organisatorische vaardigheden: Je moet goed kunnen plannen, organiseren en agendabeheer uitvoeren.

Persoonlijke eigenschappen

Je bent een ervaren, assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en overzicht houdt, zelfs bij een hoge werkdruk. Je werkt nauwkeurig, denkt proactief en bent in staat om goed samen te werken met verschillende partijen. Je positieve en enthousiaste houding helpt je om verbinding te leggen met je collega's en de organisatie.

Wat biedt de Gemeente Heeze-Leende?

De gemeente biedt een veelzijdige functie binnen een ambitieuze organisatie met mogelijkheden voor opleidingen en trainingen. Je werkt 20 tot 32 uur per week, waarbij plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk is. Daarnaast ontvang je:

• Een salaris in schaal 7, afhankelijk van opleiding, kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,47% van je brutosalaris.
• Een tijdelijk contract voor de duur van 1 jaar, met de intentie om dit bij goed functioneren om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd.

Over de organisatie

De Gemeente Heeze-Leende is een vooruitstrevende, groene woongemeente met circa 16.000 inwoners, gelegen in een natuurrijke omgeving. De organisatie bestaat uit vier afdelingen: Beleid Ruimtelijk Domein, Beheer Ruimtelijk Domein, Sociaal Domein en Dienstverlening. De functie valt onder de afdeling Dienstverlening, die samenwerkt met de gemeenten Cranendonck en Valkenswaard in de A2 samenwerking. De informele en collegiale werksfeer binnen de gemeente bevordert samenwerking en betrokkenheid.