Secretarieel Medewerker Domein Bedrijfsvoering En Samenleving

gemeente Heerlen

Samenvatting

De Gemeente Heerlen zoekt een secretarieel medewerker voor het Domein Bedrijfsvoering en Samenleving. De rol vereist een proactieve en georganiseerde aanpak in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving. De medewerker ondersteunt de directeuren Bedrijfsvoering en Samenleving door agendabeheer, inboxbeheer, en het voorbereiden van overleggen. De functie vraagt om een mbo-werk- en denkniveau, ervaring op managementniveau, en sterke vaardigheden in Microsoft Office.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Plannen en prioriteren van afspraken, en zorgen voor logische aansluiting van deze afspraken.
• Inboxbeheer: Beoordelen van binnenkomende berichten, afhandelen waar mogelijk en doorzetten naar de juiste personen.
• Eerste aanspreekpunt: Fungeren als schakel tussen de directeur, collega’s en externe partijen, en informatie filteren.
• Voorbereiden van overleggen: Compleet en tijdig aanleveren van benodigde stukken, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Organiseren: Regelen van vergaderingen, werkbezoeken en evenementen.
• Procesbewaking: Zorgen dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen.
• Verbeteren van werkprocessen: Signaleren van knelpunten en bijdragen aan oplossingen.
• Samenwerking: Afstemmen met andere secretaresses en zorgen voor continuïteit in het werk.

Vereisten

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring als secretaresse, bij voorkeur op management- of directieniveau.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Digitale vaardigheden en snel leren van nieuwe systemen.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Inzicht in bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Energiek, representatief, proactief en flexibel.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband van 24-30 uur per week, afhankelijk van overleg.
• Salaris in schaal 7, tussen € 2.840 en € 4.015 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Mogelijkheid tot extra vrije tijd (ADV) en een individueel keuze budget (IKB) van 17,05% van het salaris.
• Opleidingsmogelijkheden en flexibiliteit in werkuren.
• Vitaliteitsregelingen, waaronder een sportstimuleringsregeling en een digitaal vitaliteitsbudget.
• Pensioenopbouw bij ABP en arbeidsvoorwaarden volgens de cao gemeenten.

Over Werkgever

De Gemeente Heerlen is een dynamische organisatie die zich richt op het bouwen aan een toekomstbestendig Heerlen. Met meer dan 1.000 medewerkers werkt de gemeente aan een aantrekkelijke en vitale stad. De organisatie staat voor openheid en vertrouwen, en stimuleert creativiteit en collegialiteit. De gemeente is betrokken bij de wensen en ideeën van inwoners en ondernemers, en streeft naar een duurzame en leefbare omgeving.