Programmasecretaris

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als programmasecretaris binnen het Beheeracceptatieproces (BAP) van de Gemeente Amsterdam speel je een cruciale rol in het beheer van de stad. Je coördineert en ondersteunt het BAP, dat beoordeelt of ontwerpen goed beheerd kunnen worden. Dit omvat het voorbereiden van overleggen, documenteren van besprekingen, en het bewaken van opvolging van afspraken. Je werkt samen met een team van ongeveer 25 collega's en hebt te maken met diverse beheeruitdagingen in de openbare ruimte. Je zorgt ervoor dat projectontwerpen en beheereisen op elkaar aansluiten, wat bijdraagt aan een goed beheerde openbare ruimte.

Verantwoordelijkheden

• Coördineren van interne processen binnen het BAP.
• Voorbereiden van beheertoetsoverleggen (BTO) door agendering, uitnodigingen versturen en agenda opstellen.
• Verslaglegging van overleggen, inclusief vastleggen van opmerkingen en vervolgacties.
• Beheren van de BAP-mailbox en documentatie archiveren.
• Signaleren van knelpunten en risico’s in het beheerproces.
• Bijdragen aan procesverbetering door deelname aan casuïstiekoverleggen.
• Beheren van het Beheerloket en verwerken van aanmeldingen voor het BAP.

Vereisten

• Minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Ten minste 2 jaar ervaring in een secretariële rol of vergelijkbare functie.
• Ervaring met MS Teams is een pré.
• Competenties: verantwoordelijkheidsgevoel, planningsvaardigheden, resultaatgerichtheid, en initiatief nemen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.359,- en € 4.811,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden, met behoud van bestaande contracten bij de gemeente.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via de Amsterdamse School.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris.
• Pensioenregeling bij ABP en reiskostenvergoeding.
• Hybride werkmogelijkheden met thuiswerkvergoeding en benodigde werkinstrumenten.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft ernaar een goede werkgever te zijn die diversiteit waardeert en een afspiegeling van de beroepsbevolking nastreeft. Medewerkers van de directie Stadwerken zijn verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte, waaronder schoonmaak, veiligheid, groenonderhoud, en infrastructuur. De afdeling Markten, Gebied en Gebruik coördineert het dagelijks beheer en zorgt voor afstemming met stadsdelen en bestuur. Met een team van ruim 1300 collega’s werkt de gemeente aan een moderne en innovatieve beheerorganisatie.