Medewerker Secretariaat Stad & Bestuur

gemeente Den Haag

Samenvatting

Als Medewerker Secretariaat bij de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) van de gemeente Den Haag ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van domeinmanagers en het team met administratieve en organisatorische taken. Je werkt proactief en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt binnen de beleidsafdeling. De rol vereist een klantgerichte en flexibele houding, waarbij je samenwerkt in een team en de managers ontzorgt.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Slim en efficiënt plannen van afspraken en het overzichtelijk houden van agenda’s.
• Organiseren van bijeenkomsten: Regelen van vergaderingen, gesprekken en borrels, inclusief reserveringen en digitale links.
• Administratie: Opstellen van notulen, plannen van personeelsgesprekken, verwerken van ziekmeldingen en regelen van bestellingen.
• Ondersteuning nieuwe medewerkers: Zorgdragen voor een warme ontvangst van nieuwe collega's met toegangspassen en welkomstpakketten.
• Praktische zaken regelen: Organiseren van bloemen voor zieke collega's en cadeautjes voor speciale gelegenheden.
• Aanspreekpunt: Fungeren als het visitekaartje van de afdeling en bezoekers en collega's vriendelijk te woord staan.

Vereisten

• Mbo-4 werk- en denkniveau.
• 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, zoals medewerker secretariaat, managementassistent of secretaresse.
• Ruime ervaring met Microsoft Office en digitaal werken, zoals SharePoint.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding met een focus op klantgerichtheid en samenwerking.

Arbeidsvoorwaarden

• Een werkweek van 32 tot 36 uur met een salaris tussen €2.754,- en €3.908,- bruto per maand (schaal 7).
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met de mogelijkheid tot een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, inzetbaar voor extra verlof of salaris.
• Mogelijkheid tot het opbouwen van compensatieverlof en diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Voorzieningen voor een goede werk-privébalans, zoals laptop en telefoon.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling en bijdrage aan ziektekostenverzekering.
• Werken op een centrale locatie in Den Haag, nabij het station.

Over Werkgever

De dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn (OCW) van de gemeente Den Haag is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en uitvoering op het gebied van onderwijs, sport, cultuur, jeugd, maatschappelijke ondersteuning en publieke gezondheid. De afdeling Stad en Bestuur binnen OCW werkt met ruim 200 collega’s aan belangrijke maatschappelijke vraagstukken. Het team bestaat uit vier secretaresses die elkaar ondersteunen en samenwerken in een energieke en gezellige werkomgeving. De gemeente streeft naar een inclusieve werkplek waar medewerkers zich kunnen inzetten voor het welzijn van de Haagse burgers.