Medewerker Bestuurssecretariaat

gemeente Amsterdam

Samenvatting

De functie van Medewerker Bestuurssecretariaat is gericht op het ondersteunen van het managementteam van Stadsdeel Zuidoost in Amsterdam. De rol omvat secretariële, administratieve en ondersteunende taken in een politiek-bestuurlijke omgeving. De medewerker werkt samen met een team van bestuursadviseurs en strategisch adviseurs en is verantwoordelijk voor verschillende taken, waaronder agendabeheer en verslaglegging.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van het managementteam en de bestuurders.
• Aannemen van telefoongesprekken en ontvangen van bezoekers.
• Voorbereiden van afspraken en het uitzetten van acties binnen de organisatie.
• Behandelen van post en e-mail.
• Verslaglegging van vergaderingen indien nodig.
• Functie als achtervang voor collega’s in dezelfde rol.

Vereisten

• Afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in officemanagement.
• Minimaal 3 jaar ervaring in complexe secretariële ondersteuning.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving binnen een lokale overheidsorganisatie.
• Competenties:
• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen binnen een tijdsbestek te behalen.
• Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat en het bevorderen van de teamdynamiek.
• Stressbestendigheid: Effectief functioneren onder druk en in hectische situaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkuren van 32-36 uur per week.
• Bruto maandsalaris tussen € 3.014,- en € 4.244,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Hybride werkmogelijkheden met thuiswerkvergoeding en benodigde (thuis)werkmiddelen.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkplek waar verschillen tussen medewerkers worden gekoesterd, wat bijdraagt aan betere resultaten voor de organisatie en de stad. Stadsdeel Zuidoost is een dynamische omgeving die zich richt op het verbeteren van de leefbaarheid en veiligheid voor bewoners, met een focus op groei en ontwikkeling tot 2040. Het team Bestuurs- en Managementondersteuning speelt een cruciale rol in de ondersteuning van het dagelijks bestuur en de stadsdeelcommissie. Flexibiliteit en inlevingsvermogen in verschillende belangen zijn essentieel voor het succes in deze rol.