Managementassistent Projecten

gemeente Haarlem

Samenvatting

Als Managementassistent Projecten bij de Gemeente Haarlem ondersteun je project- en contractmanagers in diverse projecten. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van overleggen, verslaglegging, agendabeheer, contractbeheer en het organiseren van bijeenkomsten. Je werkt in een dynamische omgeving en draagt bij aan de organisatie en dienstverlening van de afdeling project- en contractmanagement.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van project- en contractmanagers bij verschillende projecten.
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor verslaglegging en opvolging van acties.
• Beheren van complexe agenda-afspraken en de projectenmailboxen.
• Opstellen van contracten en inkooporders, en vastleggen in de contractenbank.
• Snelle afhandeling van facturen.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden, en zorgen voor bijbehorende communicatie, zoals bewonersbrieven en repro.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in administratieve processen (bijvoorbeeld Directiesecretaresse, Officemanagement of Managementsupport).
• 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Vaardigheid in Office-applicaties zoals Word en Excel; bekendheid met digitale systemen zoals Verseon en GFS is een pré.
• Competenties zoals oplossingsgerichtheid, stressbestendigheid, communicatievaardigheden, humor en een flexibele instelling zijn belangrijk.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid die goed kan functioneren in een veeleisende omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, met een start met een jaarcontract dat kan worden omgezet in een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei door opleidingen en cursussen via de 'Academie Haarlem'.
• Hybride werkmogelijkheden, met een goede werk-privébalans.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem biedt een werkomgeving waar diversiteit en talenten van medewerkers worden gewaardeerd. De organisatie streeft naar betere dienstverlening voor inwoners en partners, met een focus op openheid, gedrevenheid en betrokkenheid. De afdeling project- en contractmanagement speelt een cruciale rol in het succes van de organisatie door effectieve ondersteuning te bieden aan interne en externe belanghebbenden.