Management Assistent

gemeente Delft

Samenvatting

Museum Prinsenhof Delft zoekt een Management Assistent die verantwoordelijk is voor het ondersteunen van de directeur en het managementteam (MT). De rol vereist een ervaren ondersteuner die kan zorgen voor een gestructureerde en efficiënte werkomgeving. Het museum is bezig met een transformatie naar een toekomstbestendig en toegankelijk instituut, en de assistent speelt een cruciale rol in het ondersteunen van deze veranderingen.

Verantwoordelijkheden

• Management- en projectondersteuning: Ondersteunen van de directeur en het MT met agendabeheer, prioritering en voorbereiding van vergaderingen. Bewaken van actiepunten en zorgen voor voortgang en structuur in projecten.
• Secretariële ondersteuning: Beheren van inkomende en uitgaande communicatie, signaleren van belangrijke aandachtspunten, en zorgen voor overzichtelijke documentatie, presentaties en notities.
• Receptie en kantoorbeheer: Gastvrij ontvangen van bezoekers, beheren van vergaderruimtes, coördineren van facilitaire zaken en kantoorbenodigdheden, en fungeren als aanspreekpunt voor collega's, vrijwilligers en externe partijen.

Vereisten

• Opleiding: MBO+ of HBO-niveau, of gelijkwaardig door relevante werkervaring.
• Ervaring: Minimaal vier jaar ervaring in een vergelijkbare functie, met kennis van het ondersteunen van leidinggevenden en teams.
• Vaardigheden: Bekwaam in digitale systemen zoals Microsoft Office, SharePoint en Teams. In staat om overzicht te houden, nauwkeurig te werken en structuur te combineren met een praktische instelling.
• Persoonlijke eigenschappen: Professioneel, betrouwbaar, communicatief sterk, en in staat om met verschillende belangen om te gaan. Proactief, initiatiefrijk en in staat om prioriteiten te stellen.

Arbeidsvoorwaarden

• Aanbieding van een jaarcontract met de mogelijkheid tot een vaste aanstelling.
• Salaris tussen € 3.171,00 en € 4.464,00 bruto per maand op basis van 36 uur per week, afhankelijk van achtergrond en ervaring.
• Individueel Keuze Budget van 17,05% en 144 vakantie-uren, plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie.

Over Werkgever

Museum Prinsenhof Delft is een museum van nationale betekenis dat het verhaal van de stad Delft en haar invloed op Nederland en de wereld vertelt. Het museum is momenteel in transitie naar een vernieuwde, duurzame en toegankelijke instelling die in 2027 opent. De organisatie streeft naar diversiteit en inclusie binnen het team, zodat iedereen zich welkom voelt en kan bijdragen aan de rijke culturele geschiedenis van Delft. Het museum is onderdeel van de Gemeente Delft en maakt gebruik van gemeentelijke faciliteiten en systemen.