Directiesecretaresse

gemeente Schiedam

Samenvatting

Als directiesecretaresse ondersteun je de twee directieleden van de gemeente Schiedam op secretariële gebieden. Je zorgt ervoor dat de directeuren goed gefaciliteerd zijn om in te spelen op de behoeften van het bestuur en de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer, e-mailbeheer, het plannen van afspraken en het voorbereiden van documenten. Daarnaast signaleer je acties, communiceer je proactief en denk je mee over verbeteringen in werkprocessen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en e-mails van de directeuren.
• Plannen van afspraken en doornemen van de agenda met de algemeen directeur.
• Voorbereiden van benodigde documenten voor de directeuren.
• Prioriteren en ordenen van e-mails en acties.
• Rappelleren van acties waar nodig.
• Proactief communiceren over relevante zaken voor de directie en collega's.
• Meedenken over verbeteringen in werkprocessen en ontwikkelingen binnen het vakgebied.

Vereisten

• Aantoonbaar MBO 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 2,5 jaar ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling.
• Bekendheid met gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams.
• Goed gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Competenties: dienstverlenend, stressbestendig, oplossingsgericht, proactief, accuraat, samenwerkend en representatief.

Arbeidsvoorwaarden

• Brutosalaris tussen € 3052,- en € 4297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Thuiswerkvergoeding.
• Pensioenopbouw bij het ABP-pensioenfonds.
• Regelingen voor vakantiedagen en verlof passend bij levensgebeurtenissen.
• Toegang tot opleidingen en trainingen voor verdere ontwikkeling.
• Start met een tijdelijk contract van 12 maanden, met mogelijkheid tot verlenging naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bij positieve evaluatie.

Over Werkgever

De gemeente Schiedam is een dynamische middelgrote gemeente die waarde hecht aan diversiteit en inclusie. Het team Concern-en Bestuurszaken, waar je deel van uitmaakt, bestaat uit ongeveer 20 medewerkers die werken aan een optimaal functionerend gemeentebestuur. De gemeente biedt mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei en streeft naar een inclusieve organisatie waar respect, samenwerking en open communicatie centraal staan.