Secretariaatsmedewerker Griffie

Provincie Drenthe

Samenvatting

Als Secretariaatsmedewerker Griffie ben je verantwoordelijk voor de organisatie en ondersteuning van de vergaderingen en activiteiten van de Provinciale Staten in Drenthe. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, van het plannen van vergaderfaciliteiten tot het beheren van documenten in systemen zoals het stateninformatiesysteem (SIS) en Docbase. Je bedient audiovisuele systemen tijdens vergaderingen en zorgt ervoor dat vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn. Daarnaast beheer je facturen, declaraties en verzendlijsten, en zorg je voor een nauwkeurige administratie van Statenleden en commissieleden. Je werkt in een hecht team dat professionaliteit en betrokkenheid hoog in het vaandel heeft staan.

Verantwoordelijkheden

• Organiseren en plannen van vergaderfaciliteiten voor Provinciale Staten.
• Beheren van documenten in SIS en Docbase.
• Ondersteunen van vergaderingen door het bedienen van audiovisuele systemen.
• Zorgen voor tijdige beschikbaarheid van vergaderstukken en digitale bekendmaking.
• Beheren van facturen, declaraties, verzendlijsten en postzendingen.
• Administratie van nieuwe Statenleden en benoemingen van commissieleden.
• Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken via een vergaderapp.
• Bijdragen aan een soepel functionerende Statengriffie en democratische processen.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie.
• Digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Office.
• Omgevingssensitief en goed in het inschatten van de werkomgeving.
• Dienstverlenende houding en uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Flexibiliteit in werktijden.

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Salaris binnen schaal 7, tussen € 2.578,34 en € 3.612,09 op basis van 36 uur, afhankelijk van ervaring.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% bovenop het maandsalaris.
• Persoonlijk ontwikkelbudget (PBDI) van € 6.000,- per 5 jaar.
• Mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen of spaarverlof op te bouwen.
• Voordelige pensioenopbouw bij ABP met 70% werkgeversbijdrage.
• Deelname aan het Drenthe Vitaal-programma voor duurzame inzetbaarheid.

Over Werkgever

De Statengriffie is de ondersteunende organisatie van de Provinciale Staten in Drenthe en speelt een cruciale rol in de democratische besluitvorming. De organisatie is zelfstandig en valt onder het Drents Parlement. Met een focus op kwaliteit en toegevoegde waarde, draagt de Statengriffie bij aan een goed functionerende democratie in de provincie. Diversiteit en inclusiviteit zijn belangrijke waarden binnen de organisatie, waar iedereen de ruimte krijgt om zichzelf te zijn.