Managementassistent Directeur Jeugdhulp

gemeente Haarlem

Samenvatting

De gemeente Haarlem zoekt een Managementassistent voor de directeur jeugdhulp binnen de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport. De rol omvat het beheren van de digitale agenda, het maken van afspraken, en het ondersteunen van verschillende overleggen. De functie vereist een proactieve en flexibele houding, met een focus op samenwerking en verbinding binnen het team.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de digitale agenda van de directeur jeugdhulp, inclusief het maken van complexe afspraken en het toevoegen van relevante notities.
• Ondersteunen van de voorzitter van het managementteam door de agenda te verzorgen, verslagen te maken en overleg voor te bereiden.
• Verslagen opstellen voor het portefeuillehoudersoverleg.
• Voorbereiden van overleggen, vastleggen van afspraken en bewaken van de uitvoering daarvan.
• Uitvoeren van complexe administratieve, secretariële en organisatorische taken.
• Verbeteren van de administratieve organisatie binnen het werkterrein en vervangingen uitvoeren bij afwezigheid van collega’s.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in administratieve processen of managementassistent, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 1 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële rol binnen een complexe organisatie.
• Bekendheid met digitaal vergaderen en keten denken.
• Vaardigheid in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om te leren werken met specifieke digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.
• Proactieve, energieke en flexibele instelling met goede plannings- en organisatievaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 32 uur per week, met mogelijkheid tot verlenging naar een vast contract.
• Salaris tussen € 3.113 en € 4.383 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling, zoals opleidingen en cursussen via de 'Academie Haarlem'.
• Hybride werkopties, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire voorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem streeft ernaar om een kansrijke omgeving te creëren voor alle inwoners, met een focus op jeugdhulp en samenwerking binnen het sociaal domein. De organisatie hecht waarde aan diversiteit, openheid en betrokkenheid, en biedt een plek waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de samenleving. De afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) bestaat uit ongeveer 75 medewerkers en werkt samen met verschillende partners in de regio Zuid Kennemerland en IJmond.