Medewerker Bestuurszaken

Functieomschrijving

Als Medewerker Bestuurszaken ben je een cruciale schakel binnen de directie Ruimte & Duurzaamheid (R&D) van de gemeente Amsterdam. Je bent verantwoordelijk voor de aanlevering van kwalitatief hoogwaardige bestuurlijke stukken voor wethouders, het college, de commissie en de raad. Je blijft kalm in hectische situaties en houdt altijd het overzicht, zelfs bij strakke deadlines en onverwachte wendingen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Kwaliteitsbewaking: Zorgdragen voor de aanlevering van bestuurlijke documenten die voldoen aan de gestelde eisen.
• Procesbegeleiding: Collega's ondersteunen bij het aanleveren van stukken en hen wegwijs maken in de procedures.
• Planning en advies: Plannen maken en adviseren over doorlooptijden, deadlines bewaken en communiceren met betrokken partijen.
• Controle: Controleren of documenten voldoen aan de afspraken van R&D, inclusief financiële en juridische screenings.
• Probleemoplossing: Signaleren van knelpunten en tijdig informatie verstrekken aan betrokkenen.
• Spoedgevallen: Behandelen van spoedgevallen zonder de overige taken uit het oog te verliezen.

Werkomgeving

Je werkt binnen het team Strategische en Bestuurlijke Advisering (SBA), dat uit ongeveer 18 collega's bestaat. Het subteam bestuurszaken omvat 6 medewerkers en werkt in een collegiale sfeer op één locatie. De directie R&D bestaat uit zo’n 700 professionals die zich inzetten voor de duurzame ontwikkeling van Amsterdam, met aandacht voor klimaat, energie, demografie en kansengelijkheid.

Vereiste vaardigheden en opleidingen

• Opleiding: Minimaal een afgeronde MBO-opleiding (niveau 4) in een bestuurlijke richting.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar werkervaring met procedurele taken en administratieve afhandeling binnen een overheidsorganisatie.
• Kennis: Ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocessen is vereist; kennis van Andreas (digitaal documentmanagement systeem) en IBabs is een pré.
• Competenties:
• Inclusief denken en handelen: Betrouwbaarheid en voorspelbaarheid uitstralen.
• Aandacht voor details: Consistent omgaan met detailinformatie.
• Klantgerichtheid: Inspelen op wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan teamresultaten.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven werken onder druk en in hectische situaties.
• Politieke sensitiviteit: Inzicht in het politieke speelveld en belangen van stakeholders.

Aanbod

De functie biedt een bruto maandsalaris tussen € 3.317,- en € 4.752,- op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring. Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging. Daarnaast zijn er ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden, hybride werken is mogelijk, en je ontvangt een laptop/iPad en mobiel in bruikleen. Er zijn aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een individueel keuzebudget, pensioenregeling, en reiskostenvergoeding.

Werken voor de gemeente Amsterdam betekent bijdragen aan een aantrekkelijke en duurzame hoofdstad voor meer dan 900.000 Amsterdammers, met een focus op samenwerking en ontwikkeling.