Adviseur Documentaire Informatie Voorziening (Div)

gemeente Vlissingen

Samenvatting

De Gemeente Vlissingen zoekt een Adviseur Documentaire Informatie Voorziening (DIV) voor 36 uur per week. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheren, organiseren en toegankelijk maken van documenten en archieven binnen de organisatie. Je speelt een sleutelrol in de migratie naar een nieuwe M365-omgeving en stelt richtlijnen op voor informatiebeheer in MS Teams. Daarnaast bepaal je bewaartermijnen voor informatiebestanden en ondersteun je collega's bij digitaal archiefbeheer.

Verantwoordelijkheden

• Advies & migratie: Begeleiden van de overgang van netwerkschijven naar de M365-omgeving (SharePoint, MS Teams) en het opstellen van kaders voor informatiebeheer.
• Bewaartermijnen & vernietiging: Bepalen van bewaartermijnen en zorgen voor tijdige vernietiging of blijvende bewaring van informatiebestanden in diverse systemen.
• Digitaal archiefbeheer: Ondersteunen en adviseren van collega's bij de technische uitvoering van digitaal archiefbeheer, inclusief vernietiging en migratie.
• Implementatie & compliance: Implementeren en handhaven van informatiebeheerstandaarden en -beleid, met inachtneming van relevante wetgeving.
• Rapportage: Rapporteren over prestaties en naleving van documentbeheer aan het directieteam en het college van B&W.
• Procesoptimalisatie: Beoordelen van huidige documentbeheerprocessen en identificeren van verbeterpunten.
• Archivering: Opstellen van een jaarlijkse lijst van te vernietigen stukken en afstemmen met het Zeeuws Archief.
• Overleg & advies: Deelnemen aan tactisch informatieoverleg en adviseren bij de aanschaf van nieuwe applicaties.

Vereisten

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Diepgaande kennis van de gemeentelijke wereld en bijbehorende processen.
• Actuele kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en de Wet Open Overheid.
• Ervaring met een zaaksysteem en sterke analytische en communicatieve vaardigheden.
• Affiniteit met informatiestromen en digitale informatiehuishouding.
• Creatieve en no-nonsense houding.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband van 1 fte (36 uur per week).
• Salaris tot € 4.752 bruto per maand (functieschaal 9, per 1 januari 2024).
• Mogelijkheid tot salarisverhoging tot € 5.247 bruto per maand bij goed functioneren (functieschaal 10).
• Tijdelijk dienstverband van één jaar met uitzicht op een vast contract.
• Individueel keuzebudget van 17,05% voor extra salaris, vrije tijd of andere voordelen.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot hybride werken.
• Jaarlijks budget voor persoonlijke ontwikkeling en reiskostenvergoeding.

Over Werkgever

De Gemeente Vlissingen biedt een bruisende en diverse werkomgeving met een open en prettige sfeer. Met meer dan 400 collega's is de organisatie niet te massaal, wat ruimte biedt voor persoonlijke ontwikkeling en nieuwe uitdagingen. Er zijn mogelijkheden voor zowel specialisten als generalisten, ondersteund door aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.