Senior Administratief Medewerker

Samenvatting

De Gemeente Haarlem is op zoek naar twee Senior Administratief Medewerkers voor de afdeling Beheer, Beleid Openbare Ruimte (BBOR). Deze rol omvat het ondersteunen van zowel de afdelingsmanager als een teammanager, waarbij je verantwoordelijk bent voor het creëren van overzicht, structuur en voortgang binnen de afdeling. Je fungeert als aanspreekpunt en coördineert diverse administratieve en financiële processen.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de afdelingsmanager met agendabeheer, mailboxbeheer en het coördineren van afspraken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de afdeling en coördineren van inkomende vragen en verzoeken.
• Beheren en administreren van contracten, inclusief archivering en contractmanagement voor kleinere contracten.
• Coördineren en bewaken van afdelingsbrede processen zoals portfoliomanagement en de Bestuurlijke Agenda Zaken (BAZ).
• Ondersteunen van financiële processen, waaronder het opstellen van opdrachtbrieven, inkooporders en facturen.
• Beheren en actualiseren van gegevens in Verseon en zorgen voor een goede informatievoorziening.
• Opstellen van rapportages (bijvoorbeeld via QlikView) en monitoren van meldingen en klachten.
• Coördineren van onboarding en offboarding van medewerkers met aandacht voor organisatorische en menselijke aspecten.
• Zelfstandig afhandelen van meldingen van openbare ruimte en ondersteunen bij complexe dossiers, zoals WOO-verzoeken.

Vereisten

• Een relevante hbo-opleiding.
• Affiniteit met financiële en administratieve processen.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en de vaardigheid om hier adequaat op in te spelen.
• Nauwkeurigheid, planningsvaardigheden en sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve en positieve houding, met een nieuwsgierige instelling en een natuurlijke antenne voor behoeften binnen de afdeling.
• Zelfstandig kunnen werken en actief samenwerking zoeken.
• Digitale vaardigheden en snel nieuwe systemen eigen kunnen maken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, in eerste instantie voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Salaris tussen € 3.524 en € 5.033 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur), afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.
• Persoonlijke groei en vitaliteit door opleidingen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’, evenals een fietsregeling en tegemoetkoming in sportabonnementen.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de stad en het dorp, met aandacht voor een goede werk-privébalans en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Binnen de afdeling Beheer en Beleid Openbare Ruimte (BBOR) wordt bijgedragen aan een goed beheerde en toekomstbestendige openbare ruimte. De organisatie waardeert diversiteit en talenten van medewerkers, wat bijdraagt aan de beste resultaten voor de gemeenschap.