Programmasecretaris

Samenvatting

Als programmasecretaris bij de gemeente 's-Hertogenbosch ben je de verbindende schakel in het realiseren van programma’s. Je houdt overzicht in plannen, overleggen en rapportages, en zorgt ervoor dat deze tijdig en volledig beschikbaar zijn. Je bent zowel procesmatig sterk als inhoudelijk betrokken en speelt een cruciale rol in de organisatie en administratie van programma’s.

Verantwoordelijkheden

• Structureren en bewaken van de voortgang van programma’s en projecten in samenwerking met programmamanagers en projectmanagers.
• Voorbereiden en organiseren van (bestuurlijke) overleggen, inclusief het opstellen van agenda’s, uitnodigingen en het beoordelen van de kwaliteit van documenten.
• Regisseren en schrijven van processtukken en bestuursvoorstellen voor besluitvorming.
• Fungeren als aanspreekpunt voor het programma en faciliteren van samenwerking tussen betrokken partijen.
• Beheren van programma-administratie en informatiebeheer, inclusief het actueel houden van de programmasite en digitale archieven in M365.
• Monitoren van actiepunten en verslaglegging van vergaderingen.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in programma- en projectondersteuning.
• Sterke digitale vaardigheden, met goede beheersing van Microsoft Office/365 (Word, Excel, Outlook, SharePoint, OneNote) en bij voorkeur MS Project.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, planmatig werken en resultaatgerichtheid.
• Communicatief sterk, met het vermogen om goede verbindingen te leggen met collega’s en stakeholders.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 3.524,- en € 5.033,- bruto per maand, op basis van 36 uur per week.
• Aanvankelijk een jaarcontract met de mogelijkheid tot een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• 28 vakantiedagen bij fulltime dienstverband, met de optie om extra verlof op te sparen.
• Persoonlijk budget van 17,05% van het salaris, in te zetten voor vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof.
• Volledige reiskostenvergoeding voor openbaar vervoer.
• Deelname aan het ABP-keuzepensioenfonds.

Over Werkgever

De gemeente 's-Hertogenbosch biedt een inspirerende werkomgeving met toonaangevende projecten en een open, informele sfeer. De organisatie is groot genoeg om ambities te realiseren, maar klein genoeg voor korte lijnen en persoonlijke betrokkenheid. Medewerkers krijgen de vrijheid om autonoom te werken en hun eigen werktijden te bepalen, met een focus op het welzijn van de inwoners en de maatschappij. De gemeente streeft ernaar om medewerkers de ruimte te geven voor persoonlijke groei en ontwikkeling.