Programmasecretaris

Samenvatting

Als programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van besluitvorming binnen de stafafdeling van stedelijke ontwikkeling. Je zorgt ervoor dat processen soepel, zorgvuldig en tijdig verlopen. Je werkt nauw samen met afdelingsmanagers en de werkgroep verstedelijking, waarbij je informatie organiseert, voortgang bewaakt en acties opvolgt. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor procedurele vragen en houdt overzicht in een dynamische omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's van managers en afdelingsmailbox.
• Regelen van bestelaanvragen voor offertes.
• Opstellen en verspreiden van agenda's voor de werkgroep verstedelijking.
• Zorgdragen voor tijdige en volledige aanlevering van agendapunten.
• Signaleren van conflicterende belangen en deze agenderen.
• Uitwerken en verspreiden van notulen, actie- en besluitenlijsten.
• Ondersteunen bij het opstellen van memo’s, annotaties en voortgangsrapportages.
• Opstellen en bewaken van tijdlijnen, en tijdig knelpunten signaleren.
• Regelen van besluiten via het interne zaaksysteem.
• Zorgdragen voor dossierbeheer en archivering.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor procedurele en dossiermatige vragen.

Vereisten

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een overheidsorganisatie met complexe besluitvormingsprocessen.
• Uitstekende beheersing van Microsoft-programma’s, Oracle en Sharepoint; kennis van IRIS en Ibabs is een pré.
• Ervaring met processen voor het aangaan van financiële verplichtingen.
• Affiniteit met stedelijke vraagstukken is een pré.
• Proactieve, oplossingsgerichte en dienstverlenende houding.
• Nauwkeurigheid en goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Vermogen om prioriteiten te stellen en snel te schakelen bij ad-hoc vragen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tussen €3.524,- en €5.033,- bruto per maand (schaal 9).
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (12 maanden) met mogelijkheid tot verlenging of onbepaalde tijd.
• Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris.
• Mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse opleidingsmogelijkheden.
• Flexibiliteit in werk-privébalans met voorzieningen zoals laptop en telefoon.

Over Werkgever

Je komt te werken bij de afdeling Strategie, Externe Betrekking, Portfoliomanagement en Onderzoek (SEPO) van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling. Deze afdeling draagt bij aan de verantwoorde ontwikkeling van Den Haag door strategische advisering, onderzoek en portfoliomanagement. SEPO bestaat uit circa 35 personen en werkt vanuit professionaliteit, openheid en respect, met een focus op collegiale samenwerking. De organisatie streeft naar een inclusieve werkomgeving waar diversiteit en verschillende perspectieven worden gewaardeerd.