Programmasecretaris

gemeente Den Haag

Samenvatting

Als Programmasecretaris binnen de gemeente Den Haag ben je de verbindende schakel tussen programmamanagers, projectleiders en het directieniveau. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en notulering van belangrijke overleggen, waaronder het Integraal Directeuren Overleg. Je zorgt ervoor dat agenda's en vergaderstukken tijdig en volledig gereed zijn en speelt een belangrijke rol in de besluitvorming door verbinding te creëren tussen verschillende overleggen. Daarnaast ondersteun je projecten en zorg je voor de administratieve organisatie van programma-informatie en communicatie.

Verantwoordelijkheden

• Voorbereiden, coördineren en notuleren van belangrijke overleggen.
• Samenwerken met het afdelingshoofd en algemeen directeur om agenda's en vergaderstukken op tijd te realiseren.
• Coördineren van voortgangsrapportages van wijken en investeringsgebieden.
• Ondersteunen bij andere projecten en initiatieven.
• Organiseren van bijzondere bijeenkomsten, seminars en conferenties.
• Beheren van het relatiebestand en fungeren als eerste aanspreekpunt voor het programma.
• Zorgen voor de organisatie van programma-administratie en interne communicatie.

Vereisten

• Hbo werk- en denkniveau met relevante werkervaring als programmasecretaris of in een vergelijkbare rol.
• Kennis van besluitvormingsprocessen en project- en programmamanagement.
• Ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), MS Teams en I-Babs.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve houding, assertiviteit en het vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tussen €3.489,- en €4.998,- bruto per maand (schaal 9).
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging of onbepaalde tijd.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, inzetbaar voor extra verlof of salaris.
• Ruimte voor compensatieverlof en diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Voorzieningen zoals laptop en telefoon, met de mogelijkheid om op verschillende locaties te werken.

Over Werkgever

De gemeente Den Haag is een organisatie die zich richt op het welzijn en de leefbaarheid van haar burgers. Met unieke kennis over de leefwereld van bewoners, vervult de gemeente een scharnierfunctie tussen de wijk en het stadhuis. De organisatie werkt samen met bewoners, instellingen en bedrijven en heeft een sterk netwerk binnen de gemeente. De gemeente streeft naar een inclusieve werkomgeving waar medewerkers zich vrij voelen om hun mening te uiten en waar diversiteit wordt gewaardeerd.