Managementondersteuner

Samenvatting

Als managementondersteuner bij het Projectmanagementbureau (PMB) van de gemeente Amsterdam ben je verantwoordelijk voor het organiseren en ondersteunen van de dagelijkse werkzaamheden van de directie. Je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en zorgt voor opvolging van acties. Je werkt nauw samen met collega’s van het directiesecretariaat en ondersteunt driehoeken van directieleden, HR-adviseurs en M&A-adviseurs. Je speelt een cruciale rol in het faciliteren van projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van de stad Amsterdam.

Verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: Beheren van agenda’s van directieleden en zorgen voor logische planning van afspraken.
• Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van notulen en bewaken van actielijsten.
• Informatiebeheer: Beheren van mailboxen en zorgen voor tijdige opvolging van vragen en acties.
• Organisatie: Helpen bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Administratie en digitale vaardigheden: Ondersteunen bij digitale archivering en werken met verschillende systemen.
• Samenwerking: Nauw samenwerken met collega’s en taken van elkaar overnemen indien nodig.

Vereisten

• Opleiding: Afgeronde mbo-opleiding niveau 4, bijvoorbeeld in managementassistentie, directiesecretariaat of vergelijkbare opleiding.
• Ervaring: Minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende functie, met name in complex agendabeheer en vergaderondersteuning.
• Digitale vaardigheden: Goede kennis van software zoals Outlook, Word, Excel, PowerPoint en MS Teams.
• Competenties:
• Plannen: In staat om overzicht te houden en prioriteiten te stellen.
• Samenwerken: Effectief samenwerken met collega's en informatie delen.
• Omgevingsbewustzijn: Begrijpen van de organisatie en weten wie te betrekken bij beslissingen.
• Stressbestendigheid: Rustig en zorgvuldig werken onder druk en bij veranderende omstandigheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Uren: 32-36 uur per week.
• Salaris: Bruto maandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Contract: Aanvankelijk een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Opleidingsmogelijkheden: Toegang tot interne opleidingen en ontwikkeltrajecten.
• Keuzebudget: Individueel keuzebudget van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling: Pensioenregeling via ABP met 70% door de werkgever gefinancierd.
• Reiskostenvergoeding: Vergoeding voor woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.

Over Werkgever

Het Projectmanagementbureau van de gemeente Amsterdam is verantwoordelijk voor project-, proces- en programmamanagement in zowel het fysieke als sociale domein. Het bureau richt zich op gebiedsontwikkeling, verkeer en vervoer en maatschappelijk vastgoed. Met een platte organisatiestructuur en circa 600 medewerkers, streeft het PMB naar een diverse en inclusieve werkomgeving die de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt. De organisatie is gericht op het verbeteren en verfraaien van de stad, met aandacht voor de uitdagingen die daarbij komen kijken.