Managementassistent Directie

Samenvatting

Als Managementassistent directie bij de Gemeente Zwolle ben je de spil achter het directieteam, bestaande uit drie directeuren en de gemeentesecretaris. Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en prioriteren van taken, zodat het directieteam zich kan concentreren op de strategische koers van de stad. Je werkt op een professionele en discrete manier en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en fungeren als buffer tussen de directeur en medewerkers, externe partijen en instanties.
• Plannen van afspraken, prioriteren van e-mails en reageren op urgente situaties.
• Beheren van meerdere mailboxen, afhandelen van telefoontjes en registreren van binnenkomende post.
• Verzamelen van benodigde informatie, opstellen van conceptantwoorden en zelfstandig afhandelen van zaken.
• Zorgdragen voor verslaglegging van vergaderingen, bewaken van actiepunten en tijdige registratie van documenten in iBabs.
• Ondersteunen bij facturatie, inkooporders en coderen van facturen.
• Anticiperen op toekomstige afspraken en geven van gevraagd en ongevraagd advies.

Vereisten

• Mbo+ of hbo-diploma, bij voorkeur met een relevante vooropleiding.
• Ervaring als managementassistent met een proactieve werkhouding.
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden, zowel in woord als geschrift in de Nederlandse taal.
• Bestuurlijke sensitiviteit en discretie zijn essentieel.
• Digitale vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen.
• Zelfstandig kunnen werken en actief op zoek naar samenwerking.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband van 32 uur per week met een jaarcontract en de intentie tot een vast dienstverband.
• Bruto maandsalaris maximaal € 4.499 (functieschaal 8), afhankelijk van opleiding en ervaring.
• 17,05% bovenop het salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB) voor het inrichten van arbeidsvoorwaarden.
• Goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof.
• Budget voor het inrichten van een thuiswerkplek, en een laptop en telefoon van de organisatie.
• Hybride werkmodel met vaste werkdagen op maandag, dinsdag en vrijdag.

Over Werkgever

De Gemeente Zwolle streeft naar een hoge kwaliteit van leven voor haar inwoners door samenwerking met bewoners, ondernemers en partners. De organisatie waardeert diversiteit en biedt een omgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en hun vaardigheden kunnen verkennen. Zwolle is een stad waar mensen zich thuis voelen en waar de inzet van medewerkers wordt gewaardeerd.