Managementassistent Bestuur En Communicatie

Samenvatting

De Gemeente Haarlem is op zoek naar een Managementassistent voor de afdeling Bestuur en Communicatie. Deze afdeling fungeert als schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren en is verantwoordelijk voor communicatie, advisering en het besluitvormingsproces. De rol biedt de mogelijkheid om bij te dragen aan de ontwikkeling van het managementteam, dat in transitie is naar een nieuwe structuur.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en planning, zowel intern als extern.
• Beheren van e-mails en zorgen voor duidelijke communicatie tussen management en belanghebbenden.
• Organiseren en beheren van belangrijke documenten, rapporten en presentaties.
• Algemene administratieve ondersteuning bieden aan het managementteam en bij vergaderingen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen binnen de organisatie en verbinding houden met andere afdelingen.
• Uitvoeren van administratieve taken zoals factuurverwerking, postbeheer, inkooporders, documentmanagement en contractbeheer.
• Organiseren van afdelings- en teambijeenkomsten.

Vereisten

• Minimaal een mbo4-diploma.
• Ongeveer drie jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met notuleren (digitaal) en vaardigheid in Outlook, Word en Whatsapp; kennis van Verseon en Excel is een pré.
• Inzicht in politieke en ambtelijke verhoudingen en affiniteit met de politieke arena.
• Een no-nonsens mentaliteit, integriteit, flexibiliteit en een dynamische werkhouding.
• Vermogen tot zelfreflectie en de bereidheid om samen te werken aan goede resultaten.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst van 32 uur per week, met de mogelijkheid tot minder uren.
• Start met een jaarcontract, met kans op een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerk.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder OV-vergoeding, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de gemeenschap. De afdeling Bestuur en Communicatie speelt een cruciale rol in het onderhouden van de verbinding tussen het bestuur en de inwoners. Medewerkers van deze afdeling zijn betrokken bij het signaleren van behoeften en kansen binnen de gemeenschap en faciliteren het gesprek tussen bestuurders en inwoners. De organisatie hecht waarde aan een goede werk-privébalans en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich thuis voelt.