Managementassistent Bedrijfsvoering Werk

gemeente Rotterdam

Samenvatting

Als Managementassistent Bedrijfsvoering bij de gemeente Rotterdam ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de afdelingsmanager en het team van Managementassistenten. Je beheert complexe agenda's, regelt afspraken en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Je bent een belangrijke schakel in de continuïteit van de dienstverlening en draagt bij aan de Rotterdamse arbeidsmarkt. Je coördineert werkzaamheden, bewaakt de voortgang en denkt actief mee over verbeteringen binnen de afdeling.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en mailverkeer van de afdelingsmanager.
• Organiseren van vergaderingen, afdelingsbijeenkomsten en kwartaalbijeenkomsten.
• Voorbereiden van vergaderstukken, opstellen van agenda's en maken van verslagen.
• Bijhouden van actielijsten en zorgen voor een actueel digitaal archief.
• Coördineren van werkzaamheden en bewaken van voortgang binnen verschillende onderdelen.
• Fungeren als vraagbaak en voorbeeld voor collega-Managementassistenten.
• Actief meedenken over verbeteringen en ondersteuning bij projecten en evenementen.

Vereisten

• Afgeronde mbo niveau 4 opleiding in administratie of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 2 jaar ervaring als Managementassistent.
• Bekendheid met Oracle en ervaring met inkoopaanvragen en crediteurenadministratie.
• Vaardigheid in het opstellen van actie- en besluitenlijsten.
• Ervaring met de Serviceapplicatie Rotterdamse ambtenaren (SARA) of vergelijkbare systemen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ervaring met Microsoft Office.
• Proactieve, flexibele en gestructureerde werkstijl.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2700 en € 3831 bruto per maand (salarisschaal 7).
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
• 17,05% keuzebudget voor extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, of reiskosten.
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten en een OV-mobiliteitskaart die 100% van de reiskosten dekt.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede pensioenregeling via ABP, waarbij de gemeente 70% van de premie betaalt.

Over Werkgever

De gemeente Rotterdam biedt een dynamische werkomgeving waar diversiteit en inclusie hoog in het vaandel staan. Werken voor Rotterdam betekent bijdragen aan de stad en de gemeenschap, met de vrijheid en verantwoordelijkheid om ideeën te realiseren. De afdeling Bedrijfsvoering ondersteunt verschillende teams binnen de organisatie en speelt een cruciale rol in het administratieve proces, zodat coaches en consulent zelfstandigen zich kunnen richten op hun kerntaken.