Managementassistent

Samenvatting

De functie van Managementassistent bij het Projectmanagementbureau (PMB) van de gemeente Rotterdam richt zich op het ondersteunen van het managementteam. De rol omvat het beheren van complexe agenda's, het organiseren van overleggen en het notuleren van vergaderingen. De assistent werkt samen met een team van zes andere managementassistenten en is verantwoordelijk voor een afdelingsportefeuille, wat kan variëren van bedrijfsvoering tot leren en ontwikkelen. De functie vereist een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe en dynamische agenda's voor meerdere leidinggevenden.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen.
• Opstellen en verspreiden van agenda's, documenten en actielijsten.
• Notuleren en bewaken van actiepunten tijdens vergaderingen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij administratieve en organisatorische taken.
• Samenwerken en afstemmen met collega-managementassistenten.
• Beheren van een afdelingsportefeuille, zoals bedrijfsvoering of leren en ontwikkelen.

Vereisten

• Opleiding: Een relevante opleiding op MBO- of HBO-niveau.
• Competenties:
• Organisatievermogen: In staat om structuur aan te brengen in een dynamische werkomgeving met wisselende prioriteiten.
• Proactieve werkhouding: Anticiperen op behoeften en zelfstandig actie ondernemen.
• Communicatieve vaardigheden: Duidelijk en professioneel communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
• Dienstverlenende houding: Ondersteunen van management en collega's op een toegankelijke manier.
• Betrouwbaarheid: Zorgvuldig en tijdig uitvoeren van werkzaamheden, ook onder druk.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2840 en € 4015 bruto per maand, afhankelijk van ervaring.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
• 17,05% keuzebudget voor extra vakantiedagen, sportschool, of reiskosten.
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten.
• Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
• OV-mobiliteitskaart voor 100% vergoeding van reiskosten.
• Toegang tot een aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede ABP pensioenregeling waarbij de gemeente 70% van de premie betaalt.

Over Werkgever

De gemeente Rotterdam biedt een dynamische werkomgeving waarin medewerkers worden uitgedaagd om hun beste zelf naar boven te halen. De organisatie staat voor diversiteit en inclusie en verwelkomt iedereen om te solliciteren. Werken voor Rotterdam betekent bijdragen aan de ontwikkeling van de stad en jezelf, met de vrijheid en verantwoordelijkheid om ideeën te realiseren.