Managementassistent

Samenvatting

De gemeente Hilversum zoekt een managementassistent voor 32 tot 36 uur per week. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het beheer van complexe agenda’s, de voorbereiding van vergaderingen en administratieve ondersteuning bij wervingsprocessen en inkoopprocedures. Je fungeert als sparringpartner voor managers, biedt ondersteuning bij teambijeenkomsten en zorgt voor een goede communicatie binnen de organisatie. De functie vereist een proactieve houding en de mogelijkheid om in een dynamische omgeving te werken.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij wervings- en inwerkingsprocessen van nieuwe medewerkers.
• Administratieve ondersteuning bieden bij inkoopprocedures.
• Bijdragen aan het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Fungeren als sparringpartner voor managers en hen adviseren.
• Flexibel inspelen op de behoeften van het team en collega’s ondersteunen waar nodig.

Vereisten

• Afgeronde MBO-4 opleiding in de richting van secretaresse of managementassistent(e).
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie binnen een complexe werkomgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van Office 365 en ervaring met Microsoft Teams; snel leren van nieuwe software zoals Ibabs of Zaaksysteem.
• Competenties: goede gesprekspartner, initiatiefrijk, oplossingsgericht, en in staat om prioriteiten te stellen.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkweek van 36 uur (32 uur bespreekbaar).
• Jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband.
• Salaris in schaal 7 van de CAO Gemeenten (€2.840 - €5.554 bruto per maand bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarbij de werkgever 70% van de premie betaalt.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer (2e klas) en mogelijkheden voor hybride werken, met een minimum van 50% op locatie.

Over Werkgever

De gemeente Hilversum is een dynamische organisatie die zich richt op het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Per 1 januari 2027 zullen Hilversum en Wijdemeren één gemeente vormen, wat nieuwe kansen biedt voor samenwerking en verbetering van de dienstverlening. De organisatie staat bekend om zijn diversiteit en de mogelijkheid om te werken in een aantrekkelijke omgeving met een focus op wonen, werken en recreëren.