Managementassistent

Samenvatting

Als Managementassistent binnen het cluster Dienstverlening van de Gemeente Rotterdam ondersteun je twee afdelingsmanagers van Burgerzaken & Belastingen op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je maakt deel uit van het Management Team en het Secretariaat, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult. De functie vereist een proactieve en planmatige aanpak, met een focus op samenwerking en accuraatheid.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's van afdelingsmanagers, inclusief prioriteren van taken en inplannen van vergaderingen.
• Voorbereiden van vergaderstukken, verslaglegging en actielijsten.
• Proactief taken oppakken uit de mailbox van de afdelingsmanager en ondertekenen van documenten.
• Opstellen van prestatieverklaringen voor bestellingen en zorgen voor tijdige betaling van facturen.
• Faciliteren van ketensessies en organiseren van werkbezoeken en bijeenkomsten, inclusief locatie en catering.
• Signaleren van knelpunten in processen en voorstellen van oplossingen.
• Ondersteunen van teamleden en zorgen voor continuïteit in de ondersteuning bij afwezigheid van collega's.

Vereisten

• Afgeronde relevante mbo-niveau 4 opleiding.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van en ervaring met MS Office en bij voorkeur ervaring met Oracle Cloud voor bestellingen, of bereidheid om dit te leren.
• Proactieve, ondernemende instelling en goede samenwerkingsvaardigheden.
• Accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2840 en € 4015 bruto per maand, afhankelijk van ervaring.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
• 17,05% keuzebudget voor extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, of andere voordelen.
• Optimale thuiswerkfaciliteiten en een OV-mobiliteitskaart voor reiskosten.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede ABP pensioenregeling met een bijdrage van de gemeente.

Over Werkgever

De Gemeente Rotterdam staat voor betrouwbare en gebruiksvriendelijke dienstverlening. Het cluster Dienstverlening richt zich op het verbeteren van de toegankelijkheid van diensten voor burgers en bedrijven. Het secretariaat fungeert als spil voor directieleden en afdelingsmanagers, waarbij een proactieve en oplossingsgerichte houding centraal staat. De gemeente bevordert diversiteit en inclusie en nodigt iedereen uit om te solliciteren.